Come modificare online i file di Office Docx, Xlsx, Pptx con Google Docs

La Suite Office della Microsoft è indubbiamente il riferimento per tutti gli standard dei documenti editabili. I suoi programmi di punta per la creazione di documenti sono Word che usa il formato DOCX, Excel che utilizza il formato XLSX e Powerpoint con il formato proprietario PPTX.

Questi programmi della Microsoft sono decenni che sono sulla breccia. Prima del rilascio di Office 2007 i formati erano invece rispettivamente DOC, XLS e PPT che credo ormai facciano parte quasi dell'archeologia dell'informatica. La suite Office della Microsoft è ovviamente a pagamento e anzi è il suo prodotto di punta dopo le versioni dei sistemi operativi Windows.

Chi non ha nel computer i programmi di questa suite si può trovare in difficoltà per l'apertura e la modifica dei file che sono stati con i programmi della suite stessa. Una valida alternativa è quella di scaricare e installare LibreOffice, che è una suite gratuita con applicazioni che consentono agli utenti di aprire e modificare tutti i formati di file salvati con Microsoft Office.

Un'altra interessante alternativa per aprire e modificare i file di Word, Excel e Powerpoint la offre Google da diversi anni. Attraverso Google Documenti che successivamente è stato inglobato su Google Drive, si possono creare documenti, fogli di calcolo e presentazioni e aprire i file di Microsoft Office per poi modificarli.

Come incorporare nel blog i documenti di Google Drive.

Quando in un sito c'è bisogno di visualizzare un documento in formato Word, Excel, Powerpoint o PDF è sicuramente meglio optare per la incorporazione nel sito piuttosto che tentare di ricopiarlo o di metterci una semplice istantanea. Questo è inevitabile quando il documento sia formato da più pagine. In passato ho già illustrato il metodo su come implementare i documenti di Google Drive ma forse è il caso di riprendere il tema per mostrare alcune semplici operazioni che possono essere fatte per mostrare ai lettori anche degli utili strumenti con cui interagire con il documento.

Per condividere un qualsiasi documento è opportuno che questo sia caricato in una cartella Pubblica. Dopo aver effettuato l'accesso a Google Drive quindi è essenziale crearla se non fosse già presente nel nostro account. Si va su Crea > Cartella e le si dà il nome

Come pubblicare online un documento Word (.doc o .docx) convertendolo in una pagina web.

Word di Office è sicuramente il programma più usato per scrivere dei documenti ipertestuali che possono quindi contenere dei link, delle immagini e altri oggetti. Se possediamo un sito web possiamo implementarvi qualsiasi documento usando delle applicazioni come Scribd o Embedit.in. Se vogliamo invece creare una singola pagina web che tutti possano visualizzare in rete conoscendone l'indirizzo ci sono almeno due opzioni gratuite e semplici da usare.

Tutti coloro che hanno un account Google possono accedere con le stesse credenziali a Google Documenti, servizio che offre una grande quantità di spazio gratuito per creare documenti, presentazioni o moduli online ma che consente anche di caricarne dal computer nei formati più comuni. Dopo aver effettuato l'accesso a Google Docs si clicca sulla icona a destra di Crea per caricare il nostro documento in formato Word e si sceglie File

Come caricare e aprire PDF e archivi ZIP e RAR con Google Documenti.

Coloro che usano spesso Google Documenti si saranno accorti della modifica del look che è avvenuta in questi ultimi giorni. E' successo anche con GMail e pare che Google voglia uniformare tutta la grafica a quella di Google Plus. Tutti coloro che possiedono un account Google, che può essere di normale posta elettronica o anche di Google Apps hanno a disposizione 1 GB di spazio per archiviare, editare, condividere e pubblicare i propri documenti.

Con questo articolo voglio occuparmi di file PDF e di documenti che sono stati per esempio riuniti in una cartella e compressi in formato ZIP o RAR. Si accede a Google Docs tramite le nostre credenziali e, per caricare file ZIP o RAR, si va su Carica > File 

Come aprire i documenti di Google Docs senza connessione internet.

Dopo aver creato l'applicazione per gestire i messaggi di posta elettronica di GMail anche quando si è offline, come promesso, quelli di Google hanno fatto altrettanto con Calendar e Google Documenti. Si potrà in sostanza accedere ai nostri dati anche se non c'è connessione internet attraverso la sincronizzazione effettuata tramite apposite estensioni del Chrome Web Store. Visto che nella gran maggioranza dei casi, se si usa un computer desktop è presente anche una connessione internet che si attiva all'atto dell'accensione, queste funzionalità sono pensate essenzialmente per chi utilizza dispositivi mobili e ha un contratto di connessione a consumo. Con queste applicazioni si può quindi accedere ai nostri dati su questi servizi anche senza l'accesso a internet. E' evidente che si potranno visualizzare solo gli elementi per cui è stata fatta la sincronizzazione. Le estensioni per il momento esistono solo per Chrome ma è probabile che vengano rese disponibili anche per altri browser come Firefox e Safari. Ecco i link delle tre applicazioni per Chrome

Cloud Save per salvare pagine, immagini, file e link del browser nel web.

La tendenza in atto in questi ultimi due anni è che tutto verrà progressivamente salvato in rete. I computer non dovranno più avere dei dischi rigidi molto capienti. Anche i sistemi operativi risiederanno in quella che viene definita la cloud (nuvola). Ne è un esempio Chrome OS che è già utilizzato a livello di test da un ristretto numero di utenti USA prescelti da Google ma che sarà messo in commercio tra pochi mesi. Il salvataggio nel computer di un file, un documento, una immagine o un video che ci interessa sarà progressivamente abbandonato e sostituito dall'atto di inserire questi oggetti in un nostro account in rete a cui accedere da diversi computer.

Il successo che sta riscuotendo DropBox dimostra chiaramente quello che sarà l'internet prossima ventura. In questa strategia globale si inserisce anche la guerra dei browser con Chrome che ha sempre più la vocazione della condivisione online di qualsiasi cosa. Anche le estensioni vengono sempre più progettate con questa "missione". Ne è la riprova Cloud Save, componente aggiuntivo di Chrome, che serve per caricare nel web quasi tutto quello che è caricabile. Dopo l'installazione, se clicchiamo con il destro del mouse su una immagine, un link di un file PDF o di una presentazione PPT si visualizzerà l'opzione di caricamento online mediante Cloud Save

Google Cloud Connect per caricare automaticamente documenti Office su Google Docs.

La battaglia dell'ufficio sulla nuvola tra Google e Microsoft si arricchisce di un nuovo capitolo piuttosto interessante. Gli sviluppatori della casa di Mountain View hanno messo a punto un plugin da aggiungere a tutti i principali programmi della suite Office per condividere i file automaticamente in rete attraverso il servizio Google Documenti. L'intento di Google è quello di invogliare anche gli utenti di Word, Excel e Powerpoint ad usare il suo servizio di condivisione piuttosto che Office Live Skydrive.

Google Cloud Connect è compatibile con Windows XP (NET.Framework 2.0 o superiore), Windows Vista e Windows XP. Il download è contestuale alla installazione e il plugin verrà aggiunto a tutti i programmi Office compatibili che avete sul PC. Dovrete aprirne uno qualsiasi per effettuare la sincronizzazione con il vostro account Google

Dopo aver cliccato su Login si inseriscono le nostre credenziali Google e si permette l'accesso dell'applicazione nel nostro computer

Google sta testando l'accesso mediante account diversi con lo stesso browser.

Se avete più indirizzi GMail e li volete aprire contemporaneamente al momento è possibile farlo solo aprendo due o più browser diversi. Per esempio con Chrome si accede con un account e con Firefox con un altro. Questa limitazione può anche essere eliminata impostando un account come principale e facendo scaricare la posta di tutti gli altri; è anche possibile inserire tutti gli account che si possiede per mandare messaggi da caselle email diversificate. Si può anche accedere in Incognito attraverso Google Chrome per ottenere un effetto analogo.

Questo se è possibile farlo in GMail non si può ancora fare in Calendar, Google Reader, Google Sites, Google Docs e Google Code. E' notizia di poco fa, riportata da Google Operating System, che in quel di Mountain View si  sta testando il cosiddetto multilogin per poter accedere ai servizi sopraelencati con account multipli

Come impostare la privacy sui file di Google Documenti per renderli privati, accessibili solo agli amici o visibili a tutti.

Su Google Documenti possiamo caricare file di ogni genere e, molti di questi, possono anche essere modificati. Parlo soprattutto di quelli realizzati in un qualsiasi formato Office (doc, docx, ppt, xls, ecc). Si possono naturalmente creare anche documenti di sana pianta andando su File > Nuovo e scegliendone il tipo tra: Documento, Presentazione, Foglio di lavoro, Modulo e Disegno

In GMail si possono aprire e modificare con Google Documenti gli allegati in formato doc senza bisogno di scaricarli.

Sarà certamente capitato a tutti di ricevere come allegato a un messaggio su GMail un file editato con Microsoft Word. Per poterlo vedere dovevamo scaricarlo e aprirlo con Word 2003, Word 2007 o Office Starter 2010 ammesso che li avessimo nel computer visto che, escluso l'ultimo, sono tutt'altro che gratuiti.

Da ieri 25 Giugno 2010 è possibile visualizzare i documenti direttamente su GMail con un semplice click. Questo vale per i formati .doc, .docx,  .pdf, .ppt, e .tiff che saranno visibili in una finestra dell'account Google Docs associato a quello GMail dal quale stiamo operando. 

E' sufficiente cliccare su Visualizza nella parte bassa del messaggio dove è presente l'allegato

Come salvare e importare i documenti PDF in Google Documenti.

In un precedente articolo avevo parlato di Google Docs Viewer per visualizzare online documenti PDF, PPT e TIFF. Si trattava di inserire l'URL di un documento presente nel web in un apposito spazio e cliccare su Generate Link per riuscire a visualizzarlo con Google Docs.

Questa funzionalità è stata ulteriormente ampliata visto che adesso è anche possibile salvare i PDF nel nostro account di Google Documenti.

Dopo aver incollato l'URL clicchiamo su click here  

I migliori servizi in cui caricare file, immagini, script, documenti e video come supporto a un blog su Blogger.

Il reperimento di spazio gratuito online per caricare tutto quello che serve per il blog è uno dei problemi più sentiti dai blogger. Con questo articolo cercherò di elencare le opzioni più affidabili relativamente a ciascun tipo di file che si abbia bisogno di caricare su un hosting.

VIDEO

Youtube - assolutamente il migliore per quello che riguarda il caricamento di video.

Tube Mogul - E' un servizio che permette di caricare contemporaneamente lo stesso video in molti servizi quali Youtube, Yahoo Video, Dailymotion, ecc

Vimeo - Ottima alternativa a Youtube per caricare video

Metacafè - Altro ottimo servizio di video sharing che fornisce il codice embedded da inserire nel blog.

E' adesso possibile creare documenti LaTeX utilizzando Google Docs (Google Documenti).

Google Documenti è utilizzato da studenti e scienziati di tutto il mondo per la condivisione di materiale didattico-scientifico. Molti di loro utilizzano anche il programma di composizione tipografica LaTeX che funziona in modo diverso dagli editor cui siamo abituati. Quando si scrive un post con Windows Live Writer o l'editor di Blogger, quello che si vede è quello che poi si otterrà dopo la pubblicazione (WYSIWYG). LaTeX usa il metodo WYSIWYM cioè si otterrà quello che si intende. Entrambi sono acronimi di espressioni inglesi.

Da adesso è possibile implementare questo metodo di pubblicazione anche su Google Docs. Accedere a LaTeX-Lab e cliccare su "A LaTex Lab Preview is now avaiable". Vi sarà chiesto di inserire i dati di accesso a Google Documenti e si aprirà un documento di esempio compilato con LaTeX. Ovviamente potrà essere cancellato e sostituito da uno compilato da noi attraverso gli strumenti presenti nei menù orizzontali

Come inserire formule matematiche in Microsoft Word e in Google Documenti.

Sembra che gli editor emigrino dal desktop alla "cloud computing" cioè invece di avere pesantissimi programmi per scrivere documenti o editare immagini ci si collega ad un sito che, in modo gratuito, svolge quel determinato compito. Ne sono un esempio Google Documenti oppure i tanti editor di foto online che operano dei fotoritocchi al posto di Photoshop, Gimp e simili.

Devo dire che all'inizio l'editor di equazioni di Google Docs era veramente minimalista come del resto quello di OpenOffice, le cose da qualche tempo sono decisamente migliorate perché è stato implementato il sistema LaTex.

Se si va su Inserisci > Equazione si apre un editor veramente sofisticato 

Come creare un modulo o un sondaggio con Google Documenti.

Dopo aver visto come pubblicare una pagina web adesso vediamo come sia possibile attraverso Google Documenti creare un modulo per interagire con i lettori del blog, con i nostri clienti o comunque per conoscere e analizzare le opinioni delle persone relativamente a determinati argomenti.

Dopo aver eseguito l'accesso a Google Docs si va su Crea nuovo > Modulo 

Come pubblicare una pagina web con Google Documenti.

Ho già trattato l'eccellente servizio di Google Documenti per creare tutti i tipi di documenti online. Può essere un ottimo metodo per scrivere degli ebook lavorando online senza utilizzare Office di Microsoft o il gratuito OpenOffice. Tutti coloro che hanno un account GMail automaticamente possono accedere a Google Docs. Per avere ulteriori informazioni su questo servizio può essere utile leggere

1. Tutorial Google Docs -
2. Come caricare dei documenti su Google Documenti -
3. Visualizzare i documenti in una griglia su Google Docs -
4. Come inserire nel blog dei PDF con Google Docs -
5. Come estrarre del testo da un'immagine con Google Docs -
6. Come scrivere una lettera d'amore con Google Documenti -

Google Apps Shortcuts è un'estensione di Chrome per accedere in modo rapido a quasi tutti i servizi di Google.

Google Apps Shortcuts è stata appena realizzata ma promette molto bene visto che permette un accesso facilissimo a tutti i principali servizi di Google. Dopo l'installazione si visualizzerà una icona nella barra del browser

 

Se ci si clicca sopra si aprirà un menù a tendina (drop down menù) con tutte le opzioni a disposizione

Saranno suddivise in categorie come GMail, Calendar, Google Documenti, Google Reader, Google Wave e Google Voice.  Per il momento Google Voice in Italia non mi risulta sia disponibile ma se si vuole per esempio spedire una email si clicca su New Email e si apre subito il modulo relativo. Si può anche iniziare a editare un nuovo documento, una nuova presentazione o un nuovo foglio di calcolo andando nell'icona relativa (New Doc, New Presentation e New Spreadsheet).

In Options c'è anche la possibilità di aggiungere altri servizi

Se per esempio abbiamo acquistato un dominio personalizzato da Google automaticamente avremo anche un account Google Apps che potremo usare come casella di posta elettronica e inserire il relativo URL nelle impostazioni della estensione.

In Google Docs è adesso possibile la visualizzazione delle miniature dei documenti.

Google Documenti o Google Docs è un servizio di Google che consente di editare documenti online attraverso degli editor molto sofisticati. Si possono creare documenti, presentazioni, fogli di calcolo (spreadsheet) o moduli. Ci sono opzioni anche per estrarre del testo da immagini, per leggere i PDF, per inserire i documenti nel blog, e per scrivere formule matematiche.

Recentemente è stata anche data la possibilità agli utenti di caricare file per un totale di 1024MB e per un massimo di 250MB per file.

Adesso è stata aggiunta una nuova opzione di visualizzazione, quella delle miniature dei documenti

Se si clicca sull'icona denominata "Grid View" si potranno visualizzare i documenti che abbiamo editato attraverso delle anteprime e non più solo con un elenco.

Come caricare dei file online su Google Documenti.

Se qualcuno di voi non fosse in queste ultime 48 ore ancora entrato nel proprio account di Google Documenti, facendolo adesso si troverà di fronte ad un avviso di questo tipo

con cui si avvertono gli utenti di questa nuova opportunità di stoccaggio di file offerta da Google. I passaggi da fare per utilizzare Google Docs come hosting sono semplici. Dopo essere entrati si clicca sul bottone Upload nella nostra Home

Abbiamo a disposizione uno spazio di 1024MB e si possono caricare file fino a 250MB. Si clicca su Select File to Upload e si seleziona il documento dall'hard-disk. Si può scegliere di convertire i documenti supportati in Google Docs per essere editati e modificati online. In questo caso la dimensione massima decresce a 500KB per documenti (txt, doc, docx, rtf, odt, sxw) e a 1MB per presentazioni e fogli di calcolo. Per il caricamento si va su Start Upload, se se ne vuole caricare più di uno si clicca su Upload more files.

Da notare che si possono convertire e editare online solo i file appena menzionati ma si possono caricare quelli di qualsiasi formato compresi i video.

Cliccando sui file che si sono caricati si possono scaricare in qualsiasi momento, si possono condividere con altri o ottenerne il link di condivisione

Andando su Share > Get the link to share si può acquisire il link per scaricare il file. Mettendo il segno di spunta a Allow anyone with the link to view si può, per esempio, postare il collegamento nel blog per far scaricare liberamente il file ai lettori.

Se 1024MB vi sembrano pochi si può sempre acquistare 20GB di spazio mediante un abbonamento annuale del costo di 5 dollari! Veramente un'inezia considerato che si potrà usare questo spazio anche per il nostro account Picasa che ha le stesse limitazioni e su cui vengono caricate tutte le immagini dei nostri blog.

Considerato che dopo quasi due anni di blogging non sono ancora arrivato a 700KB di immagini caricate su Picasa, 20GB sono veramente una enormità a un prezzo irrisorio.

Come inserire un link ad una singola pagina di un documento in formato PDF, PPT o TIFF.

Google Docs Viewer è uno strumento che serve per leggere attraverso il browser dei documenti PDF, Powerpoint e TIFF. Ricordo che bisogna accedere a Google Docs Viewer ed incollare l'URL del documento che si vuole visualizzare. Cliccando su Generate link verranno visualizzate  diverse forme di condivisione come quella per inserirlo in una email, in un sito web attraverso l'HTML o acquisendo il codice di un iFrame.

Si può semplificare le cose usando Greasemonkey con lo script PDF/PPT/TIF viewer with Google docs.

Nell'ipotesi che si abbia a che fare con documenti molto corposi, di decine o centinaia di pagine, riesce oltremodo complesso per il lettore andare a trovare le pagine pertinenti con la email o con il post.

In questo caso ci viene in aiuto un trucco molto elegante per mostrare, per esempio nel blog, proprio la pagina del documento che interessa selezionandola tramite il numero di pagina. Facciamo l'esempio del documento presente a questo URL

http://docs.google.com/viewer?url=http%3A%2F%2Finfolab.stanford.edu%2Fpub%2Fpapers%2Fgoogle.pdf

Si tratta di un PDF di 20 pagine che verrà visualizzato direttamente in una pagina del browser con il metodo appena illustrato. Chiaramente il lettore vedrà la prima pagina del documento e dovrà muoversi attraverso le miniature per cercare le altre. Se noi volessimo che il lettore fissasse la sua attenzione sulla pagina numero 15 ecco come dovremo modificare il link

http://docs.google.com/viewer?url=http%3A%2F%2Finfolab.stanford.edu%2Fpub%2Fpapers%2Fgoogle.pdf#:0.page.14

dove alla fine dell'URL si è aggiunta la stringa #:0.page.14; nel caso volessimo mostrare la pagina 12 avremmo dovuto inserire #:0.page.11.

Nel caso in cui si volesse incorporare nel web questo documento ma che inizi con la visualizzazione della pagina 15, l'URL che si ottiene andando in Generate link lo dovremmo sostituire con quest'altro

http://docs.google.com/viewer?url=http%3A%2F%2Finfolab.stanford.edu%2Fpub%2Fpapers%2Fgoogle.pdf&embedded=true#:0.page.14

con le stesse modalità del caso precedente.

E' un trucchetto che può essere utile quando si ha un blog con parecchi riferimenti a pagine di documenti, che non sono visualizzabili online nel formato classico delle pagine web.

Fonte | Google Operating System -