Alternare e personalizzare i colori di righe e colonne nei file Excel

I file creati con il programma Excel sono di solito formati da celle suddivise in righe e colonne che, in linea di massima, formano una tabella. Non sempre è così perché con Excel, e la sua alternativa gratuita Foglio di Calcolo di LibreOffice, si possono creare file anche di aspetto diverso, però la forma classica è quella di testo e/o numeri inseriti in celle a formare una tabella. 

 

La visualizzazione delle tabelle viene molto facilitata dalla colorazione alternata delle righe, in modo da poter associare in modo visivamente più semplice i dati appartenenti alla stessa riga. In taluni casi può anche essere utile colorare in modo alternato le colonne, sempre per la stessa ragione. Abbiamo già visto delle tabelle personalizzate responsive con questo aspetto realizzate mediante l'utilizzo dei linguaggi HTML e CSS.

In un post precedente abbiamo visto come aprire i file CSV con Excel e con LibreOffice per poi visualizzarli in una tabella. In questo articolo vedremo come mostrare una tale tabella con i colori alternati, come scegliere tra i vari stili, come aggiungere o meno l'intestazione, come creare uno stile personalizzato e come salvarlo su Excel per poi poterlo usare nuovamente. I file salvati con un dato aspetto, lo manterranno quando saranno aperti di nuovo.

Come mostrare i file CSV divisi in colonne con Excel o LibreOffice

Chi studia o lavora su internet incontra piuttosto spesso i file CSV che sostanzialmente sono una raccolta di dati suddivisi in varie righe. In ciascuna riga sono presenti vari parametri, in formato di testo o di valore numerico, che sono solitamente separati da delle virgole.

I file CSV si ottengono quando p.e. si esportano i contatti di una rubrica telefonica, quando si crea una mailing list con Google Gruppi e quando si scaricano le password salvate in Chrome.

I file CSV aperti così c0me sono, offrono poche informazioni immediate. Se abbiamo scaricato un CSV di una rubrica telefonica, per ogni riga ci sarà un nome, un indirizzo, un numero di telefono, ecc. Visivamente non danno modo di organizzare al meglio le informazioni che contengono.

Per poterlo fare occorre suddividere i dati presenti in ciascuna riga del CSV in colonne, in modo da creare una tabella che favorisce enormemente il lavoro di chi deve interpretare, analizzare o gestire questi dati.

Come ordinare in tabella i dati di un file di testo con Excel o LibreOffice

Vi sarà certamente capitato di scaricare delle informazioni da internet inserite in file di testo e che sono difficilmente comprensibili e interpretabili  presentati in quel modo in un file in formato .TXT.

Allo stesso modo potreste aver avuto l'esigenza di mettere in ordine alfabetico un elenco di nomi o di ordinare per valore un elenco di cifre. Con i programmi delle più usate suite per ufficio si possono effettuare queste operazioni con pochissimi click, per poi interpretare o presentare dati o elenchi in modo più efficace.

L'importante è che i dati che vogliamo analizzare siano presenti in un file di testo, suddivisi riga per riga, e che abbiano una stessa delimitazione. Tanto per fare un esempio possiamo creare una tabella di tutti coloro che si sono iscritti alla nostra newsletter. Per ogni riga inseriamo nome utente, indirizzo email, data di iscrizione, verifica indirizzo. Questi dati si possono estrarre da Feedburner, o dal servizio che utilizziamo per inviare le newsletter. Con questa modalità si possono analizzare anche i dati sulle prestazioni di un sito, ottenuti da Search Console, oppure le risultanze delle interazioni nella nostra Pagina Facebook ottenute da Facebook Insights.

Come esportare i Contatti della Rubrica Android in formato Excel

Tutte le principali marche di cellulari consentono la importazione e la esportazione dei contatti della Rubrica del cellulare, tramite un file, che poi può essere utilizzato per aggiungere i contatti in un altro dispositivo mobile o nei contatti del computer.

Come aggiungere i contatti del cellulare su Gmail, o su altro client di posta, magari lo vedremo un'altra volta. In questo post invece illustrerò come esportare i contatti della rubrica in un formato che sia compatibile con Excel, questo a seguito di una richiesta che mi è stata rivolta in un commento sotto a un mio video di Youtube.

Excel fa parte della suite Office della Microsoft ed è compatibile, oltre che con i formati proprietari .XLS e .XLSX, anche con il formato .CSV. Naturalmente tutti questi formati di file possono anche essere aperti e modificati anche con l'applicazione Foglio Elettronico di LibreOffice.

Come usare gratis Office Word, Excel e Powerpoint.

Il proliferare di programmi gratuiti per ufficio ha indotto la Microsoft a cambiare in modo significativo la propria strategia commerciale. La casa di Seattle ha sicuramente patito la concorrenza di Google Docs prima e di Google Drive adesso oltre a quella di più lunga data di Open Office prima e di Libre Office adesso.

Oltre all'Editor gratuito WordPad presente di default nei sistemi operativi a partire da Windows 95 è stato introdotto sulle ceneri di Skydrive il servizio di hosting OneDrive con le applicazioni per creare documenti da salvare nella nuvola che hanno funzionalità di poco inferiori a Word, Excel e Powerpoint per desktop. Il programma OneNote è diventato gratuito da tempo così come le applicazioni di Office per il mobile. Recentemente è stata pure aggiunta una nuova opzione per utilizzare i programmi di Office online gratuitamente.

Come ripristinare i file Office (Word, Excel, ecc) corrotti.

Non c'è niente di più frustrante del non riuscire a aprire correttamente un file di Office in quanto il computer lo rileva come corrotto. Si può tentare di risolvere in diversi modi con gli stessi strumenti di Office, cercando di aprire i file con altri programmi oppure utilizzando software esterni di ripristino.

Nel seguito del post mi riferirò esclusivamente a file Word ma i procedimenti possono essere adattati anche a Excel o altri programmi Office. Il comportamento più prudente sarebbe quello di fare un backup automatico dei file che si creano con Office. In questo modo se un file è corrotto potrà essere ripristinato tramite l'immagine di backup.

Come importare un foglio di Excel in un documento Word.

Chi crea i documenti con Microsoft Word può avere l'esigenza di inserire un foglio di lavoro o un grafico Excel per arricchirlo. Questa operazione può essere fatta senza grossi problemi visto che i vari programmi della suite Office riescono a dialogare tra di loro.

A partire da Office 2007 si può effettuare una semplice operazione di copia incolla per aggiungere a Word una tabella di Excel e si può addirittura collegarla con il file originale per sincronizzare eventuali modifiche. Si inizia aprendo il file Excel da importare e si selezionano tutte le celle che ci interessano. Lo si può fare con il mouse  per poi andare su Ctrl+C per copiare il tutto negli appunti.

Si può anche andare su Home -> Copia. Successivamente si apre il file Word in cui inserire la tabella Excel e si clicca con il mouse nel punto in cui inserire il foglio di lavoro. Si va quindi su Home -> Incolla -> Incolla speciale per poi selezionare Foglio di Lavoro di Microsoft Excel Oggetto

Come ripristinare un documento di Office (Word, Excel, Powerpoint) che non si è salvato.

Se per qualche ragione un programma di Office, che potrebbe essere Word, Excel o Powerpoint, smettesse di funzionare perché non risponde più, saremo costretti a chiuderlo andando su Gestione Attività a cui si accede cliccando con il destro del mouse nella Barra delle Applicazioni.

Il documento a cui stavamo lavorando lo potremo però ripristinare nel momento in cui aprissimo nuovamente il programma. Si visualizzerà una finestra in cui ci verrà chiesto esplicitamente di ripristinarlo come opzione consigliata. Un discorso analogo vale anche se il computer andasse in crash o se venisse a mancare improvvisamente l'energia elettrica per i PC che non abbiano l'alimentazione a batteria.

In questo articolo invece mi occuperò di mostrare come ripristinare un file che non si sia volutamente salvato. Si possono cioè ripristinare documenti in cui abbiamo cliccato su Non salvare all'atto della loro chiusura. Come impostazione predefinita i programmi di Office a partire da Office 2007 salvano automaticamente i file a cui si sta lavorando e il salvataggio rimane anche se si decide diversamente. Quindi niente panico se inavvertitamente avete chiuso un documento senza salvarlo. Vediamo come procedere con Word 2013 ma la procedura è la stessa per tutti gli altri programmi e le altre versioni.

Come creare una formula in Excel utilizzando una funzione.

Riprendo il tema dei Fogli di Lavoro o Fogli di Calcolo creati nelle Cartelle di Excel. Nei precedenti post abbiamo visto come usare Excel in generale, come creare grafici e come usare l'Analisi Rapida, come fare il controllo ortografico e come impostare il salvataggio automatico. Excel come i programmi simili di Libre Office e di Google Drive utilizza le celle in cui inserire testo o numeri. Ciascuna cella è individuabile da una lettera che indica la colonna e un numero che indica la riga. Per esempio D6 è la cella posizionata nella sesta riga e nella quarta colonna.

In questo articolo vedremo come usare una funzione per creare delle formule. La sintassi delle formule iniziano sempre con il simbolo di uguale ( = ). Se per esempio nella cella A4 inseriamo questa formula =A2+A3 e andiamo su Invio si visualizzerà la somma delle celle A2 e A3. Altre formule semplici, oltre alla somma, sono la sottrazione =A2-A3, la moltiplicazione =A2*A3, la divisione =A2/A3 e l'elevamento a potenza =A2^A3 dove A2 e A3 sono le variabili e rappresentano i valori presenti nelle rispettive celle.

Come impostare il salvataggio automatico in Word, Excel, Powerpoint e Open Live Writer.

La perdita di qualcosa di importante su cui si stava lavorando è paragonabile a una piccola tragedia. Pensate a un documento Word o Excel che stavamo editando da ore che per un tasto digitato in modo sbagliato, per un movimento del mouse non preciso o per un blackout elettrico non saremo più in grado di recuperare.

Nelle impostazioni dei programmi di Office come Word e Excel ci sono delle funzionalità per il salvataggio automatico che possono essere impostate per evitare questi problemi.

IMPOSTARE IL SALVATAGGIO AUTOMATICO IN WORD, EXCEL E POWERPOINT

Vediamo come prima funzionalità quella della impostazione del salvataggio automatico sia in Word sia in Excel. Dopo aver iniziato a creare un documento su Word o dopo averne aperto uno da modificare si va su File > Opzioni che aprirà una finestra in cui scegliere Salvataggio

Come fare il controllo ortografico nei Fogli di Lavoro Excel.

Il controllo ortografico è da sempre un classico degli Editor di testo più sofisticati come Word di Office o Writer di Libre Office. Recentemente anche su Open Live Writer è stato introdotto il Check Spelling per la lingua impostata nel computer.

In alcuni post precedenti abbiamo visto alcune funzionalità del programma Excel di Office mentre in questo mi occuperò appunto di come effettuare il controllo ortografico in un foglio di lavoro nelle cui celle possono essere digitati non solo numeri ma anche del testo.

Quando su Word si digita non in modo corretto una parola veniamo subito avvertiti da una sottolineatura rossa ondeggiante e la stessa cosa avviene anche su Open Live Writer. Su Excel non esiste una tale funzionalità automatica ma dobbiamo attivarla manualmente.

Creare dei Grafici in Excel e come funziona l'Analisi Rapida.

Nell'articolo precedente abbiamo visto quali siano le funzioni principali del programma Excel di Office che sono comuni a tutte le ultime versioni. In questo post mi occuperò di quella che viene definita Analisi Rapida e che permette la creazione di Grafici e di arricchire il foglio di lavoro con una formattazione particolare.

Dopo aver creato o aperto un foglio di lavoro occorre selezionare quella parte di esso che vogliamo analizzare. Le celle con i dati da analizzare possono essere selezionate in vario modo. Si può cliccare sulla cella iniziale e trascinare il mouse anche in senso obliquo fino all'ultima cella che ci interessa. Alternativamente si può fare a meno di usare il cursore e dopo aver selezionato la prima cella tenendo premuto il tasto delle Maiuscole o Shift si agisce sui tasti direzionali per la selezione in orizzontale e/o in verticale

Come usare Excel, le cartelle e i fogli di lavoro.

Il programma più utilizzato di Office è sicuramente Word che serve per creare documenti di testo formattati arricchiti da immagini e altri oggetti quali ClipArt e Equazioni matematiche. Excel sempre di Office è probabilmente al secondo posto come frequenza di utilizzo e viene prima di Powerpoint e Access. Excel serve per creare quelli che vengono chiamati fogli di lavoro o fogli di calcolo ma ha anche una tale quantità di modelli già predisposti da poter essere utilizzato in una miriade di occasioni.

Imparare a usare Excel è molto utile perché le funzioni più importanti sono presenti anche sul Foglio Elettronico di Libre Office e negli strumenti online di Google Drive e di OneDrive. 

COME USARE I MODELLI DI EXCEL

Dopo aver aperto Excel se abbiamo già le idee chiare su quello che dobbiamo fare ci conviene utilizzare uno dei numerosi modelli che possono anche essere cercati online.

Come aprire, modificare e salvare con Word, Excel e Powerpoint i file di Google Drive.

Già da tempo esiste una applicazione di Chrome denominata Editor Office che permette di aprire i file in formato .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx ma da ieri è stato fatto un altro passo avanti nella integrazione di Google Drive con i programmi della suite Office di Microsoft Word, Excel e Powerpoint. È stato infatti reso disponibile il Plugin di Google Drive per Microsoft Office con l'obiettivo usare gli stessi tool Microsoft per modificare i documenti caricati su Google Drive per poi salvarli nello stesso servizio cloud. 

Si va su Scarica quindi su Accetta e Installa dopo essersi loggati con Google Drive. Verrà scaricato il file driveforoffice.exe su cui fare un doppio click per la sua installazione

Come mettere un elenco di dati in ordine alfabetico con Excel, Word o Libre Office.

Avete un file con una lista di dati e volete metterli in ordine alfabetico con pochi passaggi e non sapete come fare? In questo post vedremo come sia possibile farlo sia con Excel sia con Word. Nel caso di Excel si potrà anche inserire ciascun dato in una cella per eventuali elaborazioni ulteriori.

Come test supponiamo di avere un elenco di nominativi di persone che si sono iscritte al nostro sito tramite un modulo di contatto creato con Google Drive i cui dati siano stati salvati in un semplice file di testo e separati da una virgola o da un punto e virgola o comunque da un altro divisore.

Office Tab per aprire più documenti di Word, Excel e Powerpoint nella stessa finestra.

Siamo abituati con il browser a aprire più schede e a navigare tra le stesse spostandoci con il cursore. Una funzionalità di questo genere purtroppo non è prevista dalla Suite Office della Microsoft. Naturalmente si possono aprire molti documenti contemporaneamente ma ciascuno di essi avrà la sua finestra e quindi sarà più complicato lavorarci spostandoci da uno all'altro.

Office Tab è un software che ci permette di introdurre questa funzionalità in Word, Excel e Powerpoint. L'installazione è piuttosto semplice, si accede alla pagina di Download per lo scaricamento. Durante l'installazione verrà automaticamente rilevato se l'OS è a 32 o a 64 bit. Dopo aver scelto la lingua italiana dovremo mettere la spunta alla versione di Office presente nel nostro computer

20 funzioni e trucchi per Office 2013 e Office 365.

Il nuovo Office 2013 della Microsoft è stato rilasciato in diverse versioni per venire incontro alle esigenze più diverse. Si va dal classico programma da installare nel computer alla versione online completamente gratuita, dall'abbonamento mensile con il cloud alla versione mobile. 

Se si sceglie il canone mensile si può optare per Office 365 Home per 10€ euro al mese, per Office 365 Personal dal costo di 7€ al mese oppure per Office 365 University che costa 79€ per 4 anni vale a dire 1,65€ al mese. Se si preferisce l'acquisto una tantum da installare nel PC c'è la versione Home & Student (Word, Excel, Powerpoint e OneNote) per 119€, Home & Business (con in più Outlook) per 269€ o Office Professional (con in più Publisher e Access) per 539€.

7 modi per usare Office della Microsoft in modo gratuito.

Ho appena pubblicato un articolo su come usare i programmi della suite Office della Microsoft in modo gratuito e ho pensato di fare un breve elenco dei principali modi in cui si possa usare le funzionalità offerte dai programmi Office senza spendere neppure un euro. Non mi riferisco a programmi scaricati illegalmente perché si tratta sempre di una scelta rischiosa visto che spesso i contraffattori di software non lo fanno per questioni ideologiche ma inseriscono dei trojan che addirittura possono arrivare a nostri dati sensibili come possono essere quelli di accesso a banche online o a nostre carte di credito.

Office 365 Trial - Si può iniziare una prova gratuita di un mese di Office Home. Per essere ammessi bisogna accedere con le credenziali del pagamento che potrebbero essere quelle di una carta di credito. Si può usare Office 365 su 5 dispositivi che possono essere PC, tablet o Mac. Il costo è di 10 euro al mese ma ci si può cancellare prima che scada il mese di prova gratuita.

Word, Excel, PowerPoint e OneNote sul Chrome Web Store.

Ho appena ricevuto un SMS dal corriere che in giornata mi verrà recapitato il computer tablet che ho acquistato online nel Sony Store. Ho scelto una configurazione che prevede anche Office preinstallato in versione completa e non in trial. Diciamo che frequentando il web mi sto sempre più orientando verso i programmi ufficiali a pagamento piuttosto che su software piratati installati tramite programmi di file sharing o simili. In questo caso probabilmente però ho fatto un errore perché la Microsoft sta sempre più andando verso offerte gratuite dei suoi programmi.

È notizia di poche settimane fa il lancio di OneDrive che prevede la creazione, il caricamento e la modifica di file nei formati di Office mentre è notizia di poche ore fa il rilascio dei principali programmi di Office come applicazioni di Chrome Web Store. È evidente quindi che avere Word o Excel installati nel computer diventerà sempre meno importante anche senza considerare le alternative open source rappresentate da Open Office e Libre Office.

Come creare documenti Word, Excel e PowerPoint con OneDrive e incorporarli nel blog.

Ieri abbiamo visto come SkyDrive abbia cambiato nome in OneDrive e come la Microsoft offra ulteriori 8GB di spazio ai nuovi iscritti al suo servizio di cloud. Ma OneDrive non è solo uno spazio di archiviazione ma è molto di più visto che si possono creare documenti dei principali formati di Office utilizzando quasi tutti gli strumenti della celebre suite della Microsoft.

In definitiva non occorre neppure avere installato un software alternativo come Open Office o Libre Office per la creazione o la modifica di un documento DOCX o PPTX. Si potrà scegliere tra i tool gratuiti di Google e della Microsoft. Quelli di Google si trovano in Google Drive mentre quelli della Microsoft appunto su OneDrive. In questo articolo vediamo quale sia il semplice procedimento per la gestione dei documenti su OneDrive. Dopo aver effettuato l'accesso con le nostre credenziali o aver creato un account si può decidere di caricare un documento da modificare o di crearlo sul momento