Guida Definitiva: Caricare, Condividere e Monitorare i Tuoi File Online

Nel mondo digitale odierno, condividere documenti è un'operazione quotidiana, ma quanti sanno realmente cosa succede dopo aver inviato un allegato? Che tu sia un professionista, un creatore di contenuti o uno studente, avere il controllo sui tuoi dati è ormai fondamentale.

In questo articolo, ti guiderò attraverso un flusso di lavoro ottimizzato per gestire, condividere e monitorare i tuoi file in modo professionale, utilizzando strumenti moderni, gratuiti e accessibili.

Miglior modo per trasferire file da smartphone a computer e viceversa

Il trasferimento di file tra dispositivi è una delle operazioni più comuni, basti pensare alle immagini o ai video catturati con la fotocamera del cellulare che poi devono essere elaborati con i programmi di un computer.

Si possono però fare anche esempi al contrario come quello di estratti di brani musicali presenti nel computer da inviare nel cellulare per usarli come suoneria o quello degli ebook che abbiamo nel computer e che vogliamo leggere in mobilità con un dispositivo mobile. Ci sono molti metodi per inviare file da un dispositivo all'altro.

Quello più diretto prevede l'utilizzo di un cavo c0n una porta USB/C da inserire nel cellulare e una porta USB 3.0 da connettere con una analoga porta del computer. Questo però non è sufficiente perché bisogna installare il driver offerto dalla casa produttrice compatibile con il dispositivo mobile e con il sistema operativo del computer.

Un altro metodo è quello che prevede l'utilizzo di una chiavetta USB da collegare con lo smartphone tramite un adattatore, e la funzione OTG, per poi usarla come tramite per il passaggio dei file da un dispositivo all'altro.

Dropbox Transfer per inviare file con data di scadenza

Dropbox è uno dei migliori servizi di cloud che può essere utilizzato gratuitamente o nelle sue versioni a pagamento. Con un account gratuito si possono archiviare nella nuvola fino a 2GB di file, organizzandoli in cartelle.

I file possono anche essere condivisi creando appositi link che si possono convertire anche in link di download. Gli indirizzi dei collegamenti possono poi essere inviati con WhatsApp, con Facebook Messenger, con Telegram o con email per condividere i file con amici o comunque con persone con cui siamo in contatto. 

Dropbox ha però anche un servizio nativo per l'invio dei file che fino a qualche giorno fa era disponibile solo per gli utenti Professional ma che adesso può essere usato anche da chi ha account gratuiti. Questa funzionalità di Dropbox ha anche delle funzionalità aggiuntive che ci permettono di gestire e monitorare i trasferimenti.

Come cambiare la cartella di Dropbox nei PC Windows

Dropbox è un eccellente servizio per archiviare nella nuvola i propri dati e che offre 2GB di spazio gratuito a cui se ne può aggiungere altro a pagamento. Invitando amici a usare Dropbox si può però aumentare lo spazio gratuito concessoci. Nel mio account per esempio ho a disposizione ben 19,5GB di spazio che sfrutto solo in parte.

Ricordo che Dropbox, oltre che per archiviare file e cartelle, è essenziale anche in altre circostanze e che è utile per risolvere parecchie problematiche. I file caricati possono essere condivisi pubblicamente o con altri utenti ed è molto semplice creare dei link di download dei singoli file che possono servire per esempio per pubblicare audio e video nel web o implementarli in un nostro sito.

Con Dropbox c'è la possibilità di accedere ai nostri contenuti dal browser del computer, mediante il login al nostro account, ma possiamo anche scaricare l'applicazione di Dropbox per Windows, Mac e Linux, che creerà una cartella nel computer con tutti i file presenti nel cloud. In questo modo potremo sincronizzare la cartella di Dropbox del computer con i contenuti online. Sono inoltre disponibili applicazioni di Dropbox per Android e iOS che permettono di accedere ai file e sincronizzarli anche da dispositivi mobili.

Caricare file online e consentirne il download solo con password

I servizi di cloud solitamente non consentono di proteggere con password i file caricati, almeno agli utenti che hanno sottoscritto un piano gratuito. I file o le cartelle caricate possono essere protette intrinsecamente con una password per esempio creando uno ZIP criptato, con un programma gratuito come 7-ZIP per Windows e Linux.

In questo post vedremo non solo come proteggere il file, ma anche come proteggere il link con password in modo all'occorrenza da disabilitare la condivisione per impedire altri download. Oltre a 7-ZIP, per questa funzionalità occorre avere un account che ci permetta di poter caricare nel cloud dei nostri contenuti.

Per questo scopo consiglio Dropbox che permette la conversione dei link di condivisione in link di download in modo semplicissimo. Dropbox offre gratuitamente fino a 2GB di spazio e può essere usato solo via browser oppure anche installando una applicazione per desktop, in modo da gestire tutto da Esplora File (OS Windows).

Prima di procedere all'upload dei contenuti nel web, occorre organizzarli in cartelle, e creare un solo file, per permetterne la condivisione. Anche questa operazione si fa con 7-ZIP. Si clicca con il destro del mouse sulla cartella che contiene i file, o sul file singolo, per poi scegliere dal menù contestuale 7-ZIP -> Aggiungi all'archivio ..[nome cartella].zip. In questo modo tutti i contenuti da condividere saranno contenuti in un solo file.

Come scollegare dispositivi da Dropbox

Dropbox è una delle piattaforme più usate per il cloud, o per la nuvola che dir si voglia, in modo gratuito da utenti basic, e a pagamento per coloro che abbiano un account business. Recentemente Dropbox ha modificato un po' alla chetichella i termini e le condizioni del suo servizio per chi lo usa in modo gratuito. Abbiamo ricevuto una email in merito solo a cose fatte.

Prima non c'erano dei limiti per i dispositivi collegati che adesso invece sono stati introdotti. Ricordo che con Dropbox si può scaricare una applicazione nel computer che aggiunge una raccolta Dropbox in Esplora File (OS Windows) in cui archiviare file e cartelle, che poi saranno condivisi nella nuvola. Gli utenti gratuiti possono contare su uno spazio di archiviazione di 2GB. I piani business offrono molto più spazio, a fronte di una spesa mensile di 9,99€ (Dropbox Plus) e 19,99€ (Dropbox Professional).

Si installa quindi l'applicazione di Dropbox per cellulari (Android e iOS) con cui sincronizzare file e cartelle del computer con il cellulare. In questo modo per esempio si possono iniziare a leggere ebook nel computer per poi continuare a farlo dal cellulare ed è possibile trasferire file da PC a smartphone e viceversa.

Come condividere file con Dropbox

Dropbox è un servizio che offre gratuitamente 2GB di spazio gratuito ma, se si invitano amici a iscriversi a Dropbox e lo fanno con il nostro referral, potremo aggiungere 500MB di spazio per ogni iscritto che abbiamo procurato, fino a raggiungere il tetto massimo di 16+2=18GB. Con questo sistema sul mio account sono arrivato ad avere 19,5GB di spazio.

Gli altri 1,5GB li ho ottenuti a suo tempo con altre promozioni cui ho aderito. Si può usare Dropbox solo da browser, ma è opportuno installare l'applicazione desktop per poter caricare o eliminare file e cartelle direttamente da Esplora File (OS Windows).

L'altra funzionalità fondamentale di Dropbox è quella di essere accessibile da desktop e da mobile, mediante opportune applicazioni per Android e per iOS. Si può creare un account sul momento andando appunto sul link Crea un Account oppure accedere anche con il login di Google.

Per scaricare l'applicazione per il desktop si clicca sulla icona del nostro profilo in alto a destra, per poi andare su Installa -> Download di Dropbox nel menù che si apre. Si potranno quindi creare cartelle e caricare file indifferentemente dal browser desktop (Chrome p.e.) o da Esplora File (OS Windows).

Come implementare file audio e video in un blog con Dropbox

Per arricchire i contenuti di una pagina web solitamente si aggiungono immagini e qualche volta anche video o file audio. L'inserimento delle immagini non presenta problemi, e anche quello dei video, visto che si possono usare i codici ottenuti dai siti di video-sharing come Youtube e Vimeo.

Anche gli audio possono essere inseriti in questo modo usando servizi di audio-sharing come Clyp che permette gratuitamente il caricamento fino a 6 ore di audio per un massimo di 25MB.

In precedenti articoli abbiamo visto come incorporare un video e un audio con Google Drive. Le norme per il caricamento di file su Google Drive sono meno rigide di quelle su Youtube ma comunque sono piuttosto restrittive. Per evitare problemi di questo genere, o soltanto per usare altro spazio nel cloud, si possono caricare i file su Dropbox per poi incorporarli in un sito o in una pagina web.

Come aggiornare i file di Dropbox senza cambiare il link di condivisione.

Dropbox nonostante la grande concorrenza di Google Drive e OneDrive è ancora la scelta più comune quando si voglia condividere un file tra più dispositivi o con altri utenti. Tale servizio offre solo 2GB di spazio gratuito ma con i programmi referral si può arrivare anche a 20GB di spazio gratis a disposizione.

Non è più attiva la cartella Public che permetteva di avere il link diretto dei file che vi si caricavano ma si possono sempre ottenere dei link di download che possono essere usati per caricarvi file audio da riprodurre o file CSS e javascript da usare per i Temi del blog. 

Con Dropbox si possono creare link di condivisione per far accedere altre persone ai nostri file. Poniamo come nel mio caso che si sia caricato su Dropbox un ebook da regalare ai lettori. Questo libro elettronico nel tempo potrà necessitare di un aggiornamento.

Dropbox elimina la cartella Public: come risolvere.

Quando si parla di archiviare file sul cloud spesso ci si riferisce a Dropbox che è stato uno dei primi servizi a offrire uno spazio di hosting, gratuito o a pagamento a seconda della quantità richiesta. I clienti free possono avere uno spazio gratis fino a 2GB che però sono estendibili fino a 20GB con vari meccanismi. Per esempio io ho spesso inserito un referral nei link verso Dropbox che mi hanno consentito di arrivare fino a 19,5GB di spazio gratuito.

Nei primi anni di vita di Dropbox veniva aggiunta la cartella Public con cui gli utenti potevano creare un link diretto ai file che vi erano caricati. In questo modo su Dropbox si potevano caricare file CSS, javascript o XML che servivano per modelli di Blogger o Temi Wordpress. Dropbox aveva però messo dei paletti rispetto alla banda utilizzata. Non si poteva cioè impegnare una larghezza di banda superiore a un certo valore. La funzionalità quindi diventava inutilizzabile quando i link diretti venivano usati per blog molto visitati o nel mio caso per widget che poi venivano installati da una pluralità di persone.

Come ottenere il link diretto di un file caricato su Dropbox anche per i nuovi utenti.

Dropbox è uno dei servizi di cloud più famosi e utilizzati e nei suoi primi anni di vita permetteva agli utenti di ottenere dei link diretti ai file caricati nella cartella Public. Questa funzionalità è rimasta per i vecchi account ma non esiste più per quelli che sono stati creati dopo il 4 Ottobre 2012.

La cartella Public per i vecchi utenti ha anche una icona particolare per evidenziare anche graficamente questa sua diversità. I link diretti sono tali che se si incollano in un browser si visualizzerà solo lo stesso file e non la pagina di Dropbox in cui è ospitato. Per dei file .js o .css significa che verrà mostrato nella scheda del browser solo il codice che contengono. Per dei file .mp3 audio o .mp4 video verranno mostrati i player con cui verranno automaticamente riprodotti.

Non sono molti i servizi gratuiti che permettono di avere il link diretto o hotlink ai file che vi sono ospitati dopo che Google Drive ha interrotto questa funzionalità nei mesi scorsi. Il problema di trovare degli hosting per i file non si pone per i blog gratuiti del tipo nomeblog.blogspost.com che possono contare su Google Sites che ancora fornisce questo servizio limitato però solo ai domini di proprietà di Google. Anche i possessori di un dominio Wordpress self-hosted (non nomeblog.wordpress.com!) risolvono facilmente caricando i file che li sono necessari in una cartella creata nella radice di archiviazione per poi averne il link diretto a questo indirizzo www.esempio.com/nomecartella/nomefile.ext. 

Come configurare Google e Microsoft Authenticator per la verifica in due passaggi.

Google mi risulta che sia stato il primo servizio a usare la verifica in due passaggi più di 5 anni fa per rendere più sicuri gli account Gmail e quindi anche gli account Google visto che con le stesse credenziali si può accedere ai moltissimi servizi della azienda di Mountain View. Se all'inizio la verifica consisteva nell'invio di un SMS con un codice che doveva essere digitato per dimostrare che chi esegue l'accesso è il titolare del telefono successivamente è stata privilegiata un'altra procedura.

Vista la grande diffusione degli smartphone viene usata una particolare applicazione che crea il codice automaticamente che si aggiorna ogni 30 secondi. Gli utenti di Android anche per una questione di prossimità informatica solitamente utilizzano Google Authenticator per generare tale codice. Quando si cambia il cellulare dobbiamo riconfigurare tutta la procedura di accesso di Google Authenticator non solo per gli account Google ma anche per quelli di Facebook, Twitter, Dropbox, Evernote, Amazon, Outlook, ecc.

CONFIGURARE GOOGLE AUTHENTICATOR PER GMAIL

Si accede con le nostre credenziali alla pagina della Verifica in due passaggi. Si clicca sulla icona della matita accanto a App Authenticator e simultaneamente si apre l'applicazione sul cellulare

Facebook Messenger è stato integrato con Dropbox.

Questa settimana probabilmente ci saranno diversi annunci riguardo a Facebook Messenger, l'applicazione di messaggistica di Facebook che qualche tempo fa è stata divisa dalla applicazione principale. Nel frattempo il primo annuncio è già arrivato e riguarda l'integrazione di Messenger con Dropbox.

La notizia è stata data da entrambi i team. In un post del blog di Dropbox si fa presente che con questa nuova funzionalità sarà più semplice la condivisione di foto, video e di altri file con i contatti di Facebook Messenger. Ora quando si toccherà il pulsante Altro su Facebook Messenger per iOS o Android si visualizzerà anche Dropbox come fonte di file disponibile.

Come ottenere il link diretto dei file caricati su Dropbox.

Quando si carica un file in un servizio di hosting si può ottenerne il link in diversi modi. Il sistema più utilizzato è quello dell'indirizzo della pagina in cui è ospitato il file. Un tale indirizzo però non serve per utilizzarlo in un codice. Facciamo un esempio pratico di una immagine caricata su Picasa.

L'indirizzo della pagina in cui è presente l'immagine non può servire per creare un codice HTML con la stessa immagine. Per quella funzionalità occorre avere il link diretto o hotlink in inglese. La particolarità del link diretto è che se si incolla nel browser si visualizzerà solo l'elemento a cui è riferito e niente altro. L'hotlink di una immagini se incollato nel browser mostrerà nella scheda la sola immagine.

Come inviare qualsiasi file con WhatsApp.

È notizia di questi minuti che WhatsApp ha superato il miliardo di utenti attivi ed è quindi insieme a Facebook l'applicazione più installata e utilizzata. Tutti noi usiamo WhatsApp non solo per chattare con parenti, amici o colleghi di lavoro ma anche per condividere file. Quando vediamo una foto interessante su un social è pratica comune condividerla con uno o più contatti magari dopo aver creato un Broadcast. Questo vale anche per un video scoperto sul web o creato da noi.

I problemi iniziano quando si vogliono condividere file diversi da immagini e video come potrebbero essere file di documenti. Anche utilizzando la versione desktop di WhatsApp si possono allegare nei messaggi solo immagini o video. Non è possibile neppure condividere un PDF.

Come installare e usare Dropbox con Windows 10.

Dropbox è stata una delle prime aziende ad aver capito l'importanza del cloud come servizio per gli utenti. Avere i propri file sempre a disposizione nel web è molto più pratico e anche più sicuro che averli in un solo computer. Documenti, video, immagini che prima archiviavamo in una cartella di un singolo computer adesso li carichiamo online e li possiamo aprire da qualsiasi postazione fissa o mobile dopo aver effettuato l'accesso con il nostro account.

In queste ore è stata rilasciata l'applicazione di Dropbox per Windows 10. Anche se la precedente versione di Dropbox funzionerà ugualmente con Windows 10 con quella nuova verranno implementate alcune caratteristiche come le notifiche.

Come recuperare i file cancellati su DropBox, Google Drive, Google Sites e Skydrive.

I servizi che offrono dello spazio gratuito di archiviazione sulla nuvola hanno anche pensato a come ripristinare i file che siano stati erroneamente eliminati. Prenderò in esame le opzioni di recupero su DropBox, Google Drive, Skydrive e Google Sites.

RIPRISTINARE I FILE DI GOOGLE SITES

In realtà Google Sites non offre questa opzione ma volendo è possibile ripristinare una vecchia versione del file caricato. Se infatti dopo aver caricato un file facciamo l'upload dello stesso dopo averlo modificato tramite l'opzione Schedario, potremo scegliere una delle versioni disponibili senza modificare il link diretto. A destra del file sarà mostrato anche il numero delle versioni caricate e cliccandoci sopra si potrà scegliere quale vogliamo attivare. 

Come criptare i file di DropBox dal computer e dal cellulare.

Anche se siete soliti dare solo un breve sguardo distratto ai titoli di notiziari e siti online sicuramente avrete sentito parlare del cosiddetto Datagate, uno scandalo sulla attività spionistica della agenzia americana di intelligence NSA rivelata al mondo da Edward Snowden che ha da poco ottenuto la qualifica di rifugiato temporaneo dal governo russo. Snowden si autodefinisce un patriota americano mentre i suoi detrattori, in primo luogo il governo del suo paese, lo considera alla stregua di un traditore.

Le rivelazioni di questo ex informatico della NSA hanno portato alla conoscenza del mondo il programma PRISM con cui le agenzie americane controllano e ispezionano in profondità attraverso un sistema di filtri tutte le comunicazioni che passano per gli Stati Uniti. Il fine sarebbe quello di proteggere i cittadini statunitensi da attentati terroristici ma sembra che siano state spiate anche le comunicazioni di alcune ambasciate europee (esclusa solo quella inglese) nonché i dispacci della stessa Comunità Europea. Questo ha provocato grande irritazione da questa parte dell'Atlantico specialmente a pochi giorni dall'inizio dei negoziati sull'area di libero scambio tra Nord America e Europa.

Come aggiungere un numero di telefono di backup a Dropbox.

Dropbox è sicuramente uno dei più usati servizi di stoccaggio sul web presenti sul mercato. Ha dei vantaggi sostanziali anche a giganti come Skydrive e Google Drive. Dopo aver avuto degli attacchi hacker il suo team ha deciso di utilizzare la verifica in due passaggi. Si procede con la stessa modalità che era stata già introdotta con la verifica in due passaggi degli account Google. C'è però una sostanziale differenza. Su Google si possono inserire altri numeri di telefono e soprattutto stampare 10 codici di backup per sicurezza nel caso non fosse disponibile il cellulare o la sua applicazione Google Authenticator. Quest'ultima applicazione può essere usata anche con Dropbox ed è utile per non dover digitare il codice che altrimenti ci verrebbe inviato per SMS.

Come abilitare la verifica in due passaggi di DropBox con Google Authenticator.

E' notizia di qualche settimana dell'attacco hacker a DropBox con il conseguente furto di dati sensibili. Il danno per fortuna si è limitato a una ondata di spam che si è riversata nella posta elettronica di alcuni utenti. Il rischio che qualche malintenzionato possa accedere agli account di DropBox ha indotto la società a rilasciare una nuova versione Beta di DropBox che supporti la verifica in due passaggi così come accade per l'account di Google.

L'utente per accedere da un computer con un determinato browser deve in sostanza dimostrare di essere fisicamente presente. Questo può essere fatto in due modi vale a dire dando il proprio numero di cellulare e inserendo il codice che ci verrà inviato via SMS oppure usando una applicazione apposita per la verifica quale Google Authenticator.

Vediamo nel dettaglio tutti i passaggi per attivare la verifica in due passaggi di DropBox utilizzando appunto Google Authenticator. Questa opzione è preferibile visto che il numero del nostro cellulare già ce lo hanno Google e Facebook e mi pare che questo già basti e avanzi.