Ricevere notifiche di recapito e lettura delle email con Outlook e Gmail

Tutorial in cui si mostra come ricevere notifiche di recapito e di lettura delle email inviate da Outlook e da Gmail di Workspace. Il destinatario però potrà decidere se inviarle o meno. Workspace è la versione a pagamento di Gmail.

Inoltro, controllo posta e invia come da Outlook a Gmail e viceversa

Se si possiedono diversi indirizzi email, anche di domini diversi, si ha la necessità di poterli gestire da una sola pagina web, o da un solo client di posta per il desktop come Outlook di Office della Microsoft, o il gratuito Thunderbird. Personalmente gestisco tutta la posta con il browser attraverso Gmail e l'addon Checker Plus for Gmail. Ma la mia è una scelta personale e si può decidere di farlo con Outlook.com, sempre con il browser.

In questo post vedremo come usare un solo account Gmail o Outlook (o Hotmail) per ricevere in un solo account tutta la posta che ci viene inviata e come selezionare un mittente diverso quando inviamo un messaggio, scegliendolo anche di un dominio diverso da quello con cui si è deciso di gestire la posta elettronica.

Ci sono vari modi per collegare un account di posta elettronica a un altro. Il più semplice è quello dell'inoltro ovvero la possibilità di inoltrare a un altro indirizzo email tutti i messaggi ricevuti dall'account. Per questa funzionalità non occorrono permessi particolari perché non occorre accedere ad altri server.

Come creare alias di posta elettronica Microsoft Outlook

Nel post precedente abbiamo visto come si possa facilmente creare un indirizzo di posta elettronica della Microsoft con la possibilità di scegliere, oltre al nome utente, anche il dominio tra @outlook.it, @outlook.com e @hotmail.com. Gli indirizzi email della Microsoft ci permettono di accedere ai PC Windows e di usare, spesso in modo gratuito, prodotti e servizi della stessa casa tra cui Skype per le videochiamate, OneDrive per caricare file sul cloud e per usare le app online di programmi molto usati quali Word, Excel e Powerpoint.

Per creare un indirizzo email Microsoft non occorre dare un nome e cognome e un numero di telefono, anche se potrebbe essere opportuno farlo in futuro, per mettere in sicurezza il nostro account. Anche se i domini disponibili sono tre, le caselle di posta si gestiscono via browser desktop dalla stessa pagina Outlook.com in cui accedere con le nostre credenziali. Un altro interessante servizio della Microsoft è quello che ci permette di creare alias di posta.

Un alias di posta non è altro che un indirizzo di inoltro. Se vogliamo fare un esempio abbastanza calzante, una casella di posta elettronica della Microsoft si può assimilare a una cassetta della posta fisica di un appartamento in cui vivono più persone. Tutta la corrispondenza arriva nella stessa cassetta delle lettere anche se inviate a persone diverse dello stesso nucleo familiare. Con gli alias possiamo creare altri indirizzi da usare per scopi diversi. Ricordo che con Gmail e G Suite si possono addirittura creare infiniti alias di uno stesso indirizzo email.

Ricevere notifica di recapito e lettura di email inviate con Outlook

In un articolo precedente abbiamo visto come usare un addon di Chrome per ricevere notifiche nel momento in cui una email venga effettivamente letta dal destinatario. Una funzionalità simile esiste anche in Outlook, client di posta elettronica della Microsoft. Tale funzionalità è anche più dettagliata di quella di Gmail, non ha bisogno di componenti aggiuntivi, però è più farraginosa nell'utilizzo e può essere usata solo dal client desktop di Outlook.

Con Outlook si potranno ricevere due tipi di notifiche, quella di recapito al server di posta elettronica del destinatario e quella di avvenuta lettura del messaggio. Si possono applicare queste impostazioni a tutte le email che inviamo oppure scegliere di volta il volta se ricevere notifiche di recapito e/o di avvenuta lettura.

C'è da dire però che la conferma di lettura ha bisogno di una azione da parte del destinatario che deve cliccare su un link apposito che verrà accluso al messaggio inviatogli. Le conferme di recapito e di lettura arriveranno al mittente in modo automatico come nuove email inviate dai server di Outlook.

Come aggiungere una firma alle email con Outlook

Gmail, il servizio gratuito per la posta elettronica di Google, permette di inserire una firma in calce ai messaggi che vengono inviati e di personalizzarla, inserendo informazioni e link che possono essere utili ai destinatari per contattarci o per conoscere meglio la nostra attività.

Microsoft ha inserito da sempre nella Suite Office anche l'applicazione Outlook, che probabilmente è lo strumento più evoluto per la gestione della posta elettronica. Tale app è presente nella versione standard e in quelle business. Non bisogna fare confusione tra l'app desktop Outlook e il sito Outlook, che si apre dal browser con cui gestire la posta elettronica ricevuta e inviata tramite gli account Microsoft, oltre che per creare nuovi account.

In questo articolo farò riferimento esclusivamente alla app desktop Outlook che non è gratuita. Se nel vostro computer Windows avete Office 2016, o precedenti, potete aprire Outlook andando su Start per poi digitarne il nome. Tra i risultati visualizzerete Outlook App Desktop su cui cliccare.

Come recuperare le email cancellate da Outlook e Gmail.

Avevate ricevuto una email che sul momento non ritenevate importante e che avete cancellato ma che ora vorreste recuperare? Una email era stata erroneamente inserita dal sistema nella cartella dello spam e non sapete come fare per recuperarla?

In realtà questi problemi sono meno drammatici di quello che potrebbe sembrare visto che la cancellazione dei messaggi di posta elettronica diventa definitiva dopo almeno due azioni o dopo un certo numero di giorni e si possono tentare operazioni di recupero che vanno spesso a buon fine. Mi limiterò a trattare in dettaglio come recuperare email cancellate da Gmail e da Outlook ma esistono metodi analoghi anche per altri provider. Ricordo anche che Outlook non è il solo dominio di Microsoft e che dalla stessa schermata del browser si possono gestire anche account con domini Hotmail e Live.

Come creare un account Outlook e come inoltrare la posta a Gmail.

Dopo aver illustrato come creare un account Gmail adesso vediamo come creare un account con il servizio di posta elettronica della Microsoft. Creare un account Microsoft è importante anche per accedere ai computer Windows ed è fondamentale averne almeno uno al pari di quello di Google.

In passato con la Microsoft si potevano creare account con domini live.it e hotmail.it mentre adesso sono disponibili solo le opzioni @outlook.com, @outlook.it e @hotmail.com. Se già avete un account Microsoft per crearne un altro aprite una pagina in incognito oppure un browser in cui non vi siete mai loggati con Outlook o da cui avete eliminato i relativi cookie. 

Si apre la pagina iniziale di Outlook per l'Italia e si clicca su Iscriviti. Si visualizzerà un'altra scheda in cui compilare tutti i campi. Si tratta di Nome, Cognome, Nome utente, Password (due volte), Area Geografica, Data di Nascita, Codice Paese (+39 per l'Italia), Numero di telefono, Indirizzo email alternativo (per il recupero della password), Caratteri del controllo visivo.

Come aggiungere altri destinatari visibili o nascosti a un messaggio Gmail o Outlook.

Ho appena ricevuto un commento a un mio post che mi ha una volta di più persuaso che le cose più semplici non sono mai scontate. Ci sono blog di informatica che hanno fatto la loro fortuna su post dal titolo "Come spegnere l'iPhone" o "Come aumentare il volume del PC" con parole chiave che hanno volumi di ricerca nettamente superiori a query di ricerca più sofisticate. 

È quindi una buona norma alternare articoli di buon livello dedicati ai più esperti con post che trattano temi molto più semplici che spesso vengono considerati come scontati e che vengono affrontati solo da pochi siti e colpevolmente tralasciati da molti altri. Vi sarà certamente capitato di ricevere una email collettiva cioè un messaggio di cui non siete il solo destinatario. In queste mail inviate a più persone possono essere visibili tutti gli indirizzi oppure essere nascosti.

Come bloccare un mittente email con Gmail e Outlook.

Tutti i servizi di posta elettronica hanno un filtro automatico per rilevare le email indesiderate che verranno inviate nella cartella di spam per poi essere eliminate solitamente dopo 30 giorni. Questi filtri sono certamente utili ma talvolta sbagliano e inseriscono nella cartella Spam delle conversazioni che invece non lo sono.

Ogni tanto quindi è bene dare una scorsa a tale cartella per verificare che non vi siano state inserite delle email per sbaglio. Questi sistemi di difesa però sono inefficaci nei confronti di persone che insistentemente ci inviano email indesiderate. Se si tratta di newsletter si può andare nella parte bassa del messaggio e cliccare su Unsubscribe per cancellarci dal database ma nel caso di messaggi non automatici questa opzione è impraticabile.

COME BLOCCARE UN MITTENTE CON OUTLOOK

I servizi di posta elettronica ci mettono comunque a disposizione diversi strumenti per proteggerci dalle persone moleste. Con Outlook ci sono almeno due sistemi per bloccare un indirizzo di posta elettronica. Come prima opzione si clicca con il destro del mouse sulla email in oggetto precedentemente selezionata. Nel menù contestuale si clicca sull'ultima voce che è Per questo mittente. Si apriranno altre voci del menù

Come bloccare un mittente su Outlook e su GMail.

Ci sono servizi web che per loro stessa natura cercano di ampliare continuamente la laro mailing-list per inviare delle informazioni che spesso sono a livello di spam. In effetti c'è una disposizione che dovrebbe permettere al destinatario di non ricevere più tali email cliccando su Unsubsribe. Vi sarete accorti che questo non sempre è possibile. Poi ci sono anche i casi particolari di veri e propri stalker che continuano a inviare messaggi decisamente non graditi.

In questi casi si può pensare di bloccare il mittente per non ricevere più posta elettronica da un dato indirizzo. Vediamo come procedere con Outlook e GMail che sono i servizi email più utilizzati.

BLOCCARE MITTENTE SU OUTLOOK

Se ricevete della posta indesiderata su Outlook il procedimento per bloccare chi invia i messaggi è relativamente semplice. Andate sulla icona posta sulla destra e selezionate Opzioni. Nella pagina che si apre scegliete Prevenzione posta indesiderata > Mittenti attendibili e bloccati 

RemoveMe per cancellarsi dalle email spazzatura.

La stragrande maggioranza delle email che si ricevono sono delle newsletter inviate in modo automatico e che sempre in grande maggioranza non ci interessano neanche un po'. Nonostante i filtri antispam molti messaggi riescono ugualmente a passare. Nel momento in cui scarichiamo un software gratuito o quando ci iscriviamo a un portale web è quasi certo che il nostro indirizzo finisca in una mailing list.

Credo che esista un regolamento se non proprio una legge che obblighi i gestori delle newsletter a inserire alla fine del messaggio il link Unsubscribe per smettere di seguire una data newsletter. Ovviamente non tutti seguono questa regola elementare e vi sarete sicuramente imbattuti in situazioni in cui non sia materialmente possibile eliminare il nostro indirizzo da una certa lista. Un sistema utile per evitare di avere la casella di posta intasata da junk email è quella di usare delle email usa e getta oppure quello di utilizzare gli indirizzi alias.

Come gestire più account con GMail e alias con Outlook.

I servizi di posta elettronica si sono moltiplicati negli anni. Mi ricordo quando diverso tempo fa usavo ancora gli account libero.it e virgilio.it che erano collegati a una connessione internet del tipo dialup. Con l'avvento dell'ADSL gli account di posta elettronica per connettersi sono diventati alice.it e similari. Gli assidui frequentatori del web e gli amministratori di siti anche solo di un semplice blog dilettantistico sono in un certo senso obbligati ad avere un sacco di account di posta elettronica che è difficile gestire con sicurezza e velocità. Diciamo subito che oltre ad avere un account Yahoo! necessario per i molti servizi gratuiti offerti tra i quali Flickr, credo che l'optimum sia concentrarsi solo su GMail e Outlook.

La posta ricevuta con gli altri servizi può essere inoltrata a questi account. Con GMail è anche possibile rispondere alle email ricevute scegliendo il mittente. Outlook è invece utilissima per creare degli alias di posta elettronica per registrarsi a servizi di dubbia reputazione e per limitare lo spam.

Applicazione Hotmail per Android e IPhone.

Ho già espresso più volte la mia preferenza per GMail che ritengo sia il servizio di posta elettronica migliore che ci sia sul mercato. Hotmail ha però un grosso atout a suo favore vale a dire la possibilità di creare degli account alias che servono per iscriversi a servizi a cui si dà poca importanza o su cui vogliamo mantenere l'incognito e che poi possono essere cancellati se ci arrivano troppe email di spam.

Anche la nuova versione di Hotmail denominata Outlook.com ha mantenuto questa importante funzione. E' quindi opportuno avere sul cellulare anche l'applicazione di Hotmail insieme a quella di GMail per controllare anche la posta degli alias. Non ho trovato il modo per creare gli alias dallo smartphone ma si possono aprire le cartelle relative per leggere e inviare i messaggi con il relativo account.

Outlook.com al posto di Hotmail consente di creare alias.

Quelli della Microsoft si sono probabilmente scocciati vedere il loro servizio di posta elettronica perdere continuamente terreno nei confronti del più moderno GMail. Il numero di account Hotmail e Live è ancora decisamente superiore a quello del servizio di Google ma, visto che questo primato viene sempre più attaccato, il Team Microsoft che si occupa di email ha pensato bene di dare una svecchiata radicale.

E' stato quindi creato il nuovo sito Outlook.com a cui saranno rediretti i vecchi account. Se avete un indirizzo di posta elettronica del tipo miaposta@hotmail.it oppure miaposta@live.it, riceverete un messaggio con le istruzioni dell'upgrade al nuovo account che comunque sarà automatico.

Sarà anche possibile rinominare i vecchi account da hotmail in outlook ma consiglio di aspettare e di verificare bene le cose perché questo inciderà sui login ai vari servizi Microsoft fatti anche da cellulare. Nella parte alta della interfaccia di Outlook