10 modi per organizzare al meglio Google Drive.

Come ottimizzare il lavoro su Google Drive e sfruttarne tutte le sue funzionalità.

Google Drive offre moltissime funzionalità che ci permettono di fare a meno di alcuni programmi desktop come per esempio quelli delle suite di Office o di Libre Office. L'organizzazione del lavoro su Google Drive può essere ottimizzata per aumentare la produttività e per sfruttare meglio tutte le risorse messe gratuitamente a disposizione da parte di Google.

Google Drive permette di organizzare i file in cartelle ma questo talvolta crea dei problemi nel cercarli. In realtà ci sono molti modi per cercare e trovare un file che abbiamo creato o caricato su Google Drive. Ricordo che lo spazio a disposizione viene conteggiato cumulativamente tra Gmail, Google Foto e appunto Google Drive. Lo spazio gratuito totale è in linea di massima di 15GB che poteva essere aumentato a 17GB seguendo un controllo della privacy.

1) COME VISUALIZZARE LO SPAZIO UTILIZZATO

Per controllare lo spazio usato dai singoli servizi basta andare sulla sinistra e passare con il mouse sopra alla scritta Esegui l'upgrade dello spazio di archiviazione

Lo spazio consumato da Gmail dipende essenzialmente dagli allegati che abbiamo inviato e che abbiamo ricevuto. Relativamente a Google Drive si può cliccare sulla icona della i circolare per visualizzare in ordine decrescente di dimensione tutti i file caricati.

2) COME VISUALIZZARE E ORDINARE I FILE DI UNA CARTELLA

Si può scegliere la modalità di visualizzazione e di ordinamento di ogni cartella. Dopo averla aperta si va in alto a destra per scegliere la visualizzazione a Griglia o a Elenco

La seconda icona AZ serve invece per l'ordinamento che può essere alfabetico (Nome), in funzione dell'ultima modifica, dell'ultima modifica dell'utente e dell'ultima apertura. Questo diverso ordinamento può essere modificato al momento per cercare più rapidamente un file.

3) COME SELEZIONARE PIÙ FILE CONTEMPORANEMENTE

La selezione di più file può essere fatta con la combinazione della Maiuscola e un click oppure cliccando su un elemento per poi trascinare il cursore. 

Il click e il trascinamento deve essere immediato altrimenti sarà spostato il file selezionato.

4) COME USARE GLI STRUMENTI DI RICERCA AVANZATA

Il sistema più semplice per cercare un file nel nostro Drive è quello di usare la bassa di ricerca

 

Basta un click per vedere tutte le tipologie di file presenti. Ovviamente di può digitarne il nome per cercare il file ma si possono utilizzare anche funzionalità più avanzate andando su Altri Strumenti di ricerca. Oltre al tipo di file si può affinare la ricerca di un elemento con la data della modifica,

col suo nome, col proprietario, con parole chiave e con la sua localizzazione.

5) COME USARE PREFERITI E COLORI PER ORGANIZZARE I FILE

Per una migliore organizzazione anche visiva del nostro Google Drive si possono denotare come Speciali i file che vogliamo ritrovare con un solo click.

Si clicca con il destro del mouse su un file quindi si sceglie Aggiungi a Speciali. I file così denotati verranno inseriti nella cartella Speciali visibile nella colonna di sinistra.

Altro metodo molto utile per una migliore organizzazione è quello di utilizzare i 24 colori disponibili per le varie cartelle. In questo modo si potrà associare un colore a una data tipologia di cartelle

Si clicca con il destro del cursore sulla cartella quindi nel menù contestuale si sceglie Cambia colore e si sceglie uno dei colori dalla tavolozza di 24 colori disponibili.

6) COME VISUALIZZARE L'ANTEPRIMA DEI DOCUMENTI

Se non siamo sicuri di quello che contiene un file dal suo nome e dalla sua descrizione si può visualizzarne una rapida anteprima direttamente dalla cartella in cui è archiviato dal menù contestuale che si apre con il destro del mouse oppure cliccando sulla icona della Anteprima in alto.

In sostanza non occorre aprire il file per vedere cosa contiene.

7) CONTROLLARE LE REVISIONI DEI DOCUMENTI

Google Drive conserva le versioni dei documenti modificati per 30 giorni. Si può tornare a una vecchia versione cliccando su un file con il destro del mouse per poi scegliere Gestisci versioni

8) USARE LE APP DI GOOGLE DRIVE PER AUMENTARE LE FUNZIONI

Google Drive ha molti componenti aggiuntivi che possono essere implementati e che aggiungono numerose funzionalità. Le varie applicazioni si aggiungono aprendo l'Editor

e andando su Componenti aggiuntivi > Installa componenti aggiuntivi

per poi selezionare quello che ci serve dalla galleria.

9) CREARE MODULI CON GOOGLE DRIVE

Google Drive permette anche di creare dei moduli che possono servire per varie funzioni. Ricordo che si può creare un modulo di contatto, un quiz, un sondaggio o anche un sistema di votazione. 

10) COME RIPRISTINARE I FILE CANCELLATI

Su Google Drive è possibile ripristinare dei file che avevamo cancellato. I file eliminati vanno infatti nel Cestino e da lì possono essere recuperati cliccandoci con il destro del cursore

per poi scegliere Ripristina. I file eliminati rimarranno nel Cestino fino a quando non verrà svuotato.

Concludo questo post ricordando che si può incorporare un file di Google Drive in una pagina web e che lo stesso Google Drive può funzionare come Hosting almeno fino al 31 Agosto 2016.