Stanno per riaprire le scuole di ogni ordine e grado e gli studenti saranno pesto alle prese con dei lavori da dover gestire in gruppo. Invece di usare e abusare delle email per scambiarsi informazioni è disponibile la versione Beta di Office Live Workspace, un luogo dove editare documenti che poi si possono condividere in diversi modi con altre persone che possono a loro volta modificarli.
Non posso trattare in un semplice post tutte le funzionalità di questo servizio che è propedeutico alle applicazioni web gratuite di Office ma ne illustrerò solo le linee guida.
Per utilizzarlo dovete avere un account Microsoft del tipo hotmail o live e lo spazio a disposizione è di ben 5GB che vanno a sommarsi ai 25GB di Skydrive. Accedi con il tuo account e scarica gli eventuali aggiornamenti disponibili che sono visualizzati nella barra in alto. Alternativamente puoi andare su Windows Live e cliccare su Scarica. Durante l'installazione il programma di chiederà quali componenti intendi caricare sul computer, scegli Microsoft Office Live Add-in
Verranno installati dei nuovi pulsanti sui programmi Office 2007 e delle toolbar sui programmi di Office 2003 per esportare ed importare file dal programma a Office Live Workspace. Ecco un esempio di Word 2003 e Word 2007 ma vale per tutti i programmi della suite
C'è la possibilità di importare ed esportare documenti dal computer su Workspace e viceversa. Secondo Microsoft questo renderà inutili gran parte delle utilizzazioni delle chiavette USB. Può essere interessante anche per gli insegnanti che possono mettere nel web delle lezioni a cui gli studenti possono accedere. Vediamo brevemente come funziona il metodo di condivisione. Quando siamo entrati nel nostro spazio su Office Workspace, andando su Aggiungi documenti possiamo caricare tutti i documenti che vogliamo di formato Office (doc, ppt, xls, ecc) ma anche in altri formati (pdf, rtf, ecc)
Se si va su Nuovo possiamo creare un documento dei formati classici di Office, in questo caso è meglio usare Internet Explorer; se invece si punta con il mouse un documento già caricato visualizziamo il riquadro seguente
Riquadro che ci offre tre possibilità
- Visualizza
- Condividi
- Rinomina
La prima e la terza sono ovvie mentre con l'opzione Condividi si aprirà una pagina come questa
In basso è visibile il documento con il numero delle pagine e le frecce per navigarlo mentre in alto possiamo inserire le email di coloro ai quali vogliamo dare il rango di redattori e a quelli che selezioniamo semplicemente come visitatori. Le email possono essere digitate direttamente oppure inserite tramite la rubrica, la cui icona è presente sulla sinistra. I documenti possono anche essere commentati.
Per avere delle istruzioni più dettagliate in italiano consultate la pagina
Ci sono tre figure che hanno diversi grado di accesso
- Proprieterio - Il proprietario avvia la sessione di condivisione di un'area di lavoro o un documento che ha creato. Ha accesso completo all'area di lavoro o al documento e può decidere in qualsiasi momento di terminare una sessione di condivisione con le persone invitate.
- Redattore - I proprietari invitano i redattori ad avere un accesso in lettura/scrittura a un'area di lavoro o a un documento condiviso. I redattori possono apportare modifiche o aggiungere commenti ai contenuti del proprietario; inoltre, possono eliminare i documenti e rivedere tutte le modifiche e i commenti aggiunti da chiunque disponga dei privilegi di condivisione.
- Visitatore - I proprietari invitano i visitatori ad avere un accesso di sola lettura a un'area di lavoro o a un documento. I visitatori possono visualizzare tutto il contenuto delle aree di lavoro, inclusi i commenti e le revisioni fatti da altri utenti con accesso alla condivisione. Possono aggiungere i loro commenti, ma non possono apportare modifiche al testo.
E' indubbiamente una grande risorsa a disposizione del mondo della scuola e può essere utilmente utilizzata da docenti e studenti. Può avere anche vaste applicazioni anche per le imprese e anche nel mondo del blogging per quanto riguarda la gestione di siti collaborativi.
