Come aggiungere una firma alle email con Outlook

Come creare delle firme personalizzate, con testo immagini e link, su Outlook per aggiungerle automaticamente ai messaggi di posta elettronica o inserirle manualmente in calce con un click

Gmail, il servizio gratuito per la posta elettronica di Google, permette di inserire una firma in calce ai messaggi che vengono inviati e di personalizzarla, inserendo informazioni e link che possono essere utili ai destinatari per contattarci o per conoscere meglio la nostra attività.

Microsoft ha inserito da sempre nella Suite Office anche l'applicazione Outlook, che probabilmente è lo strumento più evoluto per la gestione della posta elettronica. Tale app è presente nella versione standard e in quelle business. Non bisogna fare confusione tra l'app desktop Outlook e il sito Outlook, che si apre dal browser con cui gestire la posta elettronica ricevuta e inviata tramite gli account Microsoft, oltre che per creare nuovi account.

In questo articolo farò riferimento esclusivamente alla app desktop Outlook che non è gratuita. Se nel vostro computer Windows avete Office 2016, o precedenti, potete aprire Outlook andando su Start per poi digitarne il nome. Tra i risultati visualizzerete Outlook App Desktop su cui cliccare.

Successivamente dovrete digitare nome utente e password di un vostro account Microsoft (@live.it, @outlook.com, hotmail.it, ecc...) per poter effettuare il login. Se non riuscite ad accedere, probabilmente dipende dal fatto che avete abilitato la verifica in due passaggi per l'account Microsoft.

In questo caso dovrete creare una password specifica per Outlook da usare al posto di quella normale. Si apre la pagina Informazioni sulla sicurezza e si accede con l'account Microsoft da usare su Outlook. Si scorre la pagina verso il basso, fino a trovare App per la verifica della identità, quindi si clicca sul link Crea una nuova password per l'app.  Verrà mostrata la password in una nuova finestra. Dovremo copiarla in un file di testo e non occorrerà prenderne nota perché si userà una sola volta per accedere a Outlook.

COME IMPOSTARE LA FIRMA SU OUTLOOK

Outlook ha un sacco di strumenti per la configurazione di una firma che venga mostrata in automatico alla fine dei messaggi o delle risposte inviate. In questo post vedremo come procedere in dettaglio. La grafica di Outlook ricorda molto quella degli altri programmi della suite. Si va su File -> Opzioni per aprire la finestra relativa.

Si scorre la finestra fino a trovare il riquadro Creare o modificare le firme per i messaggi.  Si clicca sul pulsante Firme posto sulla destra dello stesso riquadro. Verrà aperta una nuova finestra.

Se ancora non abbiamo creato alcuna firma personalizzata, si clicca su Nuova, dopo aver selezionato l'account a cui applicarla, se ne abbiamo aggiunti più di uno, anche non Microsoft. Si digita il nome della firma e si va su OK.

Nella parte bassa del campo potremo quindi personalizzare la firma inserendo testo, informazioni e link.

Per aggiungere dei collegamenti, si seleziona il testo di ancoraggio, quindi si clicca sul pulsante posto a destra. Si aprirà un modulo con tre opzioni. Si sceglie File o Pagina web esistente per poi incollare l'URL nel campo Indirizzo e andare su OK. Può essere inserito anche un link a un indirizzo di posta elettronica o a un file.

Sopra al campo in cui digitare la firma, ci sono i classici strumenti per scegliere la famiglia di font (di default è Calibri), la dimensione dei caratteri, corsivo, grassetto, sottolineato, colore e allineamento. Per selezionare i colori si clicca sulla freccetta posta in basso accanto a Automatico che aprirà una tavolozza di colori.

Si possono creare varie tipologie di firme a seconda del tipo di email che intendiamo inviare. Nelle risposte rapide possiamo aggiungere solo il nome e cognome, nelle email aziendali invece occorre essere più prolissi e aggiungere almeno il numero di telefono, l'indirizzo di posta elettronica, l'URL del sito e delle pagine Facebook e Twitter.

Cliccando sul penultimo pulsante sulla destra possiamo aggiungere un file immagine come il logo aziendale.

In alto a destra si può scegliere la firma predefinita da aggiungere a ciascun account e eventualmente diversificarla tra Nuovi Messaggi e Risposte/Inoltri. Si seleziona il nome della firma per poi andare su OK. Naturalmente si può anche lasciare l'opzione Nessuna, per poi aggiungere la firma solo ai messaggi in cui serve. In questo caso sarà sufficiente andare su Salva e su OK per salvare la firma che abbiamo creato.

COME AGGIUNGERE LA FIRMA A UN MESSAGGIO

Con una o più firme già configurate e salvate, le si possono aggiungere a un messaggio con un semplice click. Si clicca su Home -> Nuovo messaggio di posta elettronica. Si sceglie mittente e destinatario quindi si crea l'email.

Si posiziona il cursore nel punto in cui inserire la firma, quindi si va sulla freccetta sotto a Firma e si sceglie il nome della firma da apporre in calce. Verrà immediatamente inserita insieme a testo, immagini e link e con la formattazione prescelta. Con questo sistema possiamo creare delle firme rapide, firme più standard, firme a sigla, firme per amici e familiari, firme per contatti di affari, firme per contatti personali, ecc.