Pubblicato il 24/09/13e aggiornato il

Come fare delle ricerche in GMail per gestire la posta elettronica.

Come effettuare delle ricerche in GMail con le Opzioni di ricerca o direttamente nella casella con le apposite queries.
Google offre 15GB di spazio per ogni account sommando quello occupato da GMail, da Google Drive e da Google+. Lo spazio occupato da GMail può essere insospettabilmente alto se abbiamo inviato o ricevuto diversi messaggi con allegati pesanti come potrebbero essere i filmati. Tenere in ordine il nostro account GMail è un po' come fare le pulizie di casa. Con un po' di applicazione e un minimo di impegno si organizza meglio il tutto risparmiandone molto di più nel momento in cui dovessimo cercare qualche messaggio importante. Ricordo che con un solo account GMail si possono gestire oltre a tutti gli altri account GMail posseduti anche i messaggi inviati e ricevuti da altri servizi email come Outlook.

Nel corso del tempo GMail ha modificato moltissime funzionalità e anche la sua grafica integrandosi sempre di più con Google+ e con la messaggistica e gli hangout che ne derivano. In questo articolo mi limiterò a trattare dei solo messaggi su GMail. Già al loro arrivo possono essere selezionati e messi da parte in modo manuale o automatico:
  1. Cancella: si possono cancellare con l'icona del cestino se siamo sicuri che non ci serviranno più
  2. Archivia: i messaggi archiviati non saranno più visibili su GMail ma potranno essere ritrovati tramite delle opportune ricerche che li riguardino. Questa opzione è da utilizzare per quei messaggi che con ogni probabilità non ci serviranno più ma che per scrupolo non intendiamo cancellare
  3. Etichetta: ogni messaggio può essere etichettato per organizzare la nostra corrispondenza. Possiamo creare etichette amici, lavoro, blog, parenti, discoteca, calcetto, ecc a seconda delle nostre attività. Le etichette possono essere colorate e nidificate per rendere più immediata l'organizzazione.
  4. Filtra: si possono creare filtri in modo che a seconda del mittente, delle parole contenute nel messaggio dell'oggetto o in funzione di altri parametri si possa automaticamente effettuare una catalogazione della email. Per esempio si possono contrassegnare come letti tutti i messaggi provenienti da Twitter e dargli l'etichetta social. In genere sono notifiche di persone che hanno iniziato a seguirti. La stessa cosa si può fare per i messaggi di Facebook e Google Plus.
Nonostante una buona organizzazione e un servizio antispam che funziona può capitare di non riuscire a leggere tutte le nostre email con il rischio che sfuggano proprio quelle più importanti. GMail offre però la cosiddetta Ricerca Avanzata che ci permette di risolvere la maggior parte di questi problemi. Si tratta di usare la casella che si trova nella parte alta del layout. Cliccando sulla piccola icona a forma di freccia possiamo aprire le Opzioni di ricerca che riguardano i singoli elementi di un messaggio

opzioni-di-ricerca-gmail

Possiamo quindi facilmente cercare i messaggi provenienti da un determinato mittente o che sono inviati a un certo destinatario, che contengono o che non contendono determinate parole, che contengono o non contengono allegati e che sono stati inviati o ricevuti in dato lasso di tempo.
Questa ricerca può servire per esempio per trovare la email inviataci da Google Apps all'atto dell'acquisto del nostro dominio personalizzato oppure per cercare la email di verifica inviataci dopo esserci registrati a un servizio. Lasciando tutto in bianco e mettendo la spunta a Contiene Allegato si possono trovare tutti messaggi che li contengono per poterli eventualmente eliminare.

Invece di utilizzare le opzioni di ricerca si possono digitare i comandi direttamente nella casella per selezionare i messaggi con quella caratteristica:

Operatore Definizione Esempio
from:
mittente
from:ernesto trova tutti i messaggi ricevuti da ernesto
to:
destinatario
to:ernesto trova tutti i messaggi inviati a ernesto
subject:
oggetto
subject:articolo trova tutti i messaggi con articolo nell'oggetto
OR
booleano
from:ernesto OR from:cesare trova i messaggi inviati da ernesto o cesare
label:
etichetta
from:ernesto label:cena trova i messaggi inviati da ernesto con etichetta cena
has:attachment
allegato
from:ernesto has:attachment trova tutti i messaggi con allegati inviati da ernesto
filename
ricerca allegati
filename:template.xml trova i messaggi con allegato il file template.xml
"    "
Virgolette
Ricerca di una frase esatta inserita tra virgolette "IPCEI cambia look"
in:anywhere
Ricerca ovunque
Per impostazione vengono escluse le ricerche nel Cestino e nello Spam
in:inbox
in:trash
in:spam
Posta in arrivo
Cestino
Spam
in:trash from:ernesto trova i messaggi di ernesto nel cestino
is:important
label:important
Posta prioritaria
from:ernesto label:important trova i messaggi di ernesto nella posta prioritaria
is:starred
is:unread
is:read
Speciali
Da Leggere
Già letti
from:ernesto is:read trova i messaggi inviati da ernesto contrassegnati come già letti
cc:
bcc:
Destinatari
cc:ernesto trova i messaggi in cui la email di ernesto è presente nel campo Cc
after:
before:
older:
newer:
Messaggi per data di arrivo o di partenza
Occorre usare la terminologia anglosassone. Per esempio 24 Settembre 2013 sarà indicato come
2013/09/24 - from:ernesto before:2012/04/18 trova i messaggi di ernesto inviati prima del 18/4/2012
older_than
newer_than
Più vecchi
Più recenti
newer_than:2m messaggi inviati negli ultimi due mesi. y sta per anni, m sta per mesi e d per giorni.
is:chat
ricerca nella chat
is:chat rosa trova i messaggi di chat con la parola rosa
circle:
Cerchia
circle:amici trova i messaggi ricevuti da persone della cerchia Amici
has:circle
Cerchie
has:circle messaggi inviati da persone nelle nostre cerchie
size:
Dimensione
size:1000000 tutti i messaggi con dimensioni pari o superiori a 1000000 byte ovvero 1MB
+
termine specifico
+post trova i messaggi con esattamente la parola post ma non posts o posto o posti
has:userlabels
has:nouserlabels
Etichette
Trova i messaggi a cui sono state applicate etichette da noi o a cui non abbiamo applicato etichette.




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