Le email che ci vengono inviate da aziende, dalla pubblica amministrazione, o comunque da importanti istituzioni, solitamente hanno una firma predefinita nel senso che questa viene aggiunta alla fine del corpo del messaggio in modo automatico. I servizi di posta elettronica più noti offrono agli utenti gli strumenti per aggiungere una firma personalizzata che sono simili a un editor di testo formattato con cui si possono digitare scritte, aggiungere collegamenti, caricare icone e anche immagini. Ho già mostrato come procedere con il tool Signature Hound.
In questo post vedremo come creare una firma professionale con Canva che ci permetterà di scaricarla come immagine in modo gratuito. L'immagine conterrà tutti i dati che vogliamo condividere con i destinatari delle nostre email e potrà essere salvata nei client. Potrà anche essere integrata con altro testo e con l'aggiunta di link.
Si può iscriversi gratis a Canva con le credenziali di Google o di Facebook oppure optare per creare un nostro account con indirizzo email e password. Per registrarsi a Canva si clicca sul pulsante Iscriviti in alto a destra.
Dopo il login potremo usare le funzionalità gratuite che non sono poche. Volendo si potrà provare la versione a pagamento gratuitamente e senza impegno per 30 giorni. Gli elementi di Canva a uso esclusivo degli utenti paganti hanno una coroncina in basso a destra della loro miniatura. Nel seguito del post farò uso solo di funzionalità gratuite.
Ho pubblicato sul mio Canale Youtube un video in cui spiego come creare una firma professionale con Canva.
Nella casella di ricerca della home di Canva si digita firma email
e poi si va su
Visualizzeremo alcuni modelli di firme da aggiungere in calce alla posta elettronica. Si va su Mostra Altro.
Ci si clicca sopra anche più volte per scorrere i numerosissimi modelli di firme. Si clicca su quello che ci piace.
Si aprirà un popup con la scheda del modello su cui abbiamo cliccato. Si può mettere il modello tra i preferiti cliccando sulla stella. In basso visualizzeremo altri modelli simili a quello. Si va su Personalizza questo modello.
Il modello di firma per email selezionato verrà mostrato nell'editor di Canva con cui modificarlo.
I singoli elementi da cui è composta la firma (immagini, icone e testo) possono essere selezionati con un click e eliminati andando sull'icona del cestino. Si potranno però anche sostituire o modificare. Per eventualmente cambiare la foto si va nella colonna di sinistra su Caricamenti, si carica un'immagine dal computer quindi la si sposta dove prima c'era l'altra immagine. Per la firma si clicca nell'area quindi si digita un altro nome e/o cognome.
Si può anche cambiare colore al testo e pure dimensione e famiglia di font. Si possono cercare immagini nella libreria di Canva andando su Elementi → Foto mentre cliccando su Elementi → Grafiche si possono aggiungere icone.
Ciascun elemento della firma, dopo averlo selezionato con un click, si potrà spostare con il drag&drop del cursore.
Quando siamo soddisfatti della nostra realizzazione, si clicca in alto a destra su Condividi quindi su Scarica. Si lascia come formato il PNG che è quello consigliato e si clicca ancora su Scarica per il download della firma nel computer come immagine con dimensioni di 200x100 pixel. Non resta che caricarla su Outlook e Gmail.
FIRMA PERSONALIZZATA SU OUTLOOK
Outlook si può usare come programma desktop e utilizzarlo anche da una scheda del browser. In tutti e due i casi è possibile aggiungere una firma predefinite personalizzata. Su Outlook come programma desktop di Office si va nella rotellina dentata per aprire le Impostazioni quindi su Account → Firme → +Nuova Firma.
Invece su Outlook aperto da scheda del browser, si clicca sempre sulla ruota dentata delle Impostazioni.
Nella finestra che si apre si va su Posta → Componi e Rispondi e si dà un nome alla firma da aggiungere.
Si va sul link +Nuova Firma per crearla. Si clicca sulla icona della immagine e si seleziona quella appena scaricata da Canva. Volendo la si potrà ridimensionare e allineare. Se la selezioniamo e clicchiamo sulla icona del collegamento potremo linkare un indirizzo web per fare in modo da aprirne l'URL quando ci si clicca sopra.
Si clicca su Salva per salvare la firma. Successivamente, sempre nella stessa finestra, nei campi Per i nuovi messaggi, e opzionalmente Per Risposte e Inoltri, potremo aggiungere il nome della firma aggiunta. Quando scriveremo un nuovo messaggio email, nel corpo del testo, visualizzeremo in calce la nostra firma professionale.
FIRMA PERSONALIZZATA SU GMAIL
Gmail si utilizza solo da scheda del browser. Dopo averla aperta, si clicca sulla ruota dentata delle Impostazioni in alto a destra. Si va quindi su Visualizza tutte le impostazioni. Si seleziona Generali che è la prima scheda.
La si scorre verso il basso fino ad arrivare a Firma. Potrebbe non esserci alcuna firma. Si clicca su + Crea Nuova.
Si digita il nome della nuova firma e si clicca su Crea per aprire un editor di testo formattato come su Outlook.
Si clicca sulla icona dell'immagine per caricare quella scaricata da Canva. Dopo averla selezionata si può scegliere la sua dimensione tra Piccola, Media, Grande e Originale. Vi si potrà aggiungere anche un collegamento selezionandola e andando sulla icona del Link per poi incollare l'URL a cui collegarla. Per salvare il tutto si scorre la pagina verso il basso e si clicca su Salva Modifiche. Successivamente, come già visto su Outlook, si può selezionare la nuova firma per aggiungerla automaticamente alle Nuove Email e anche alle Risposte e Inoltri.
Si va ancora su Salva Modifiche. Concludo ricordando che, oltre all'immagine della firma professionale creata con Canva, si possono aggiungere anche altri elementi testuali alla firma e si possono creare più firme e impostarle per i diversi account usati da Gmail o Outlook. In sostanza si può creare una firma per ogni account gestito dal client.
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