15 trucchi e consigli per Word di Microsoft Office

15 Tip & Tricks per migliorare la produttività nell'utilizzo di Word della suite Office della Microsoft

È probabile che tu stia usando Microsoft Word o che lo userai in futuro. Si tratta del Word Processor o Editor di Testo più usato, quindi l'apprendimento di alcuni semplici suggerimenti potrebbero aiutarti a migliorare la produttività e ad accelerare il lavoro. Indipendentemente dal fatto che sia un nuovo utente di Microsoft Word o che lo stia usando da anni, mi auguro che almeno qualcuno dei suggerimenti illustrati qui di seguito ti siano utili.

Ricordo che Microsoft Word è arrivato alla versione 2016 e che, dal 24 Settembre 2018, è già stata rilasciata la versione beta di Word 2019. Per usare Word da desktop occorre acquistare una licenza, o usufruire di un abbonamento a Office 365, con la possibilità di utilizzare anche ali altri programmi della suite come Outlook, Skype, Excel, Powerpoint, OneNote, SharePoint, Microsoft Teams, Yammer e altro ancora.

Ricordo che si può usare Word anche gratuitamente, con alcune funzionalità limitate, aprendo l'applicazione Word Online su OneDrive, accedendo con un account Microsoft. Si può usare Word anche da dispositivo mobile, installandolo come applicazione gratuita alla pari di Excel, Powerpoint, ecc. Si può installare Word per Android e Word per iOS utilizzandoli per aprire, creare e modificare i documenti direttamente da cellulare.

Qui di seguito ecco un elenco di alcuni consigli e trucchi per migliorare la produttività con Word.

1) INCOLLARE SENZA FORMATTAZIONE

Quando si copia un testo e si incolla con Ctrl+V su un documento di Word, ne viene incollato anche la dimensione dei font, la famiglia dei caratteri e il colore. Dopo aver copiato del testo formattato, per non cambiare lo stile del paragrafo, invece di usare la scorciatoia da tastiera Ctrl+V basterà usare Ctrl+Shift+V.

Si può anche cliccare con il destro del mouse nel punto in cui incollare il testo, per poi scegliere tra le Opzioni Incolla. Con la prima si incolla mantenendo la formattazione, con la seconda si unisce la formattazione, con la terza si incolla l'immagine e con la quarta si incolla il testo piano, alternativa alla hotkey Ctrl+Shift+V.

2) CANCELLARE LA FORMATTAZIONE

Se si sbaglia a formattare una parte del testo, oppure se si incolla senza volere un testo formattato, per eliminare la formattazione, nella scheda Home del programma c'è un pulsante he serve proprio a questo scopo.

Si seleziona la parte del testo con la formattazione errata, quindi si clicca sul pulsante apposito. Si può anche cancellare la formattazione di tutto il documento. Si digita Ctrl+A per selezionarlo tutto, quindi si clicca sul pulsante per cancellare la formattazione che si trova accanto a quelli aumentare e diminuire la dimensione dei font.

3) EVIDENZIARE RAPIDAMENTE UN'AREA DEL TESTO

Solitamente per evidenziare del testo si preme sul sinistro del mouse all'inizio di tale testo, quindi si trascina alla fine del testo da selezionare e si rilascia. Possiamo velocizzare enormemente questa procedura.

Si clicca nel punto in cui deve iniziare la selezione, si tiene premuto il tasto Shift (Maiuscola) e si clicca sul punto in cui deve terminare la selezione. Verrà automaticamente selezionato il testo compreso tra i due click.

4) SOSTITUIRE PIÙ PAROLE CONTEMPORANEMANTE

Può capitare di sbagliare un riferimento o un nome, e di averlo fatto più volte nello stesso documento. Invece di sanare l'errore in tutte le occorrenze, possiamo farlo in una sola volta.

Si clicca sullo strumento Sostituisci oppure si digita la scorciatoia da tastiera Ctrl+Shift+S. Nel primo campo si digita la parola da cercare e nel secondo quella con cui sostituirla, per poi andare su Sostituisci tutto. Per una correzione più accurata, possiamo andare sul pulsante Trova Successivo, per verificare ciascuna sostituzione.

5) RIMUOVERE E RIPRISTINARE IL RIBBON DI WORD

Word ha un menù a striscia molto corposo. In certe circostanze può essere utile rimuoverlo, per non avere distrazioni, o per ottimizzare lo spazio di lavoro, specie se si sta usando un computer con bassa risoluzione.

Per nasconderlo basta digitare Ctr+F1 e la stessa combinazione di tasti per ripristinare la visualizzazione del menù.

6) CANCELLARE PAROLE INVECE CHE CARATTERI

Premendo sul tasto Backspace viene cancellato il carattere precedente alla posizione del cursore. Se avete l'esigenza di cancellare una grande quantità di testo, questa operazione potrebbe risultare lunga e noiosa.

Se prima di premere il tasto Backspace, tenete premuto il tasto Ctrl, allora verrà eliminata la parola che si trova prima della posizione del cursore e non solo un carattere, velocizzando la cancellazione del testo.

7) USARE LA FUNZIONE COSA VUOI FARE?

Nel menù di Word esiste una funzione, potenzialmente molto utile, che ci permette di trovare delle funzionalità di cui neppure conoscevamo l'esistenza. Si clicca sopra alla voce del menù e si inizia a digitare la parola chiave.

Se per esempio non vi ricordate dove sono gli strumenti per tabelle, filigrane, sfondi, ecc..., basterà digitarne il nome nel campo Cosa vuoi fare? per visualizzare lo strumento relativo o per avere istruzioni in merito.

8) RICERCA INTELLIGENTE

Se in un documento c'è un riferimento che non conoscete, potete effettuare una ricerca intelligente. Si seleziona la parola chiave, ci si clicca sopra con il destro del mouse, e si sceglie Ricerca Intelligente.

Sulla destra verrà visualizzata una colonna con i risultati della ricerca. La prima volta che usate la Ricerca Intelligente, dovrete andare sul pulsante Attiva, appunto per attivare questa funzionalità. I risultati saranno divisi nelle schede Esplora e Definisci e si potranno consultare le ricerche fatte su Wikipedia e sul Web.

9) DISABILITARE IL CONTROLLO ORTOGRAFICO

Le parole digitate in modo non corretto vengono sottolineate con un tratto ondulato rosso. Se per esempio state scrivendo un documento con del codice, questo sarà pieno di tratti di errore. Si può sanare una parola indicata come sbagliata cliccandoci sopra con il destro del mouse per poi andare su Aggiungi a Correzione Automatica.

Per nascondere, anche solo temporaneamente gli errori ortografici e grammaticali, si va su File -> Opzioni -> Strumenti di Correzione. Nella parte bassa della finestra ci sono 

due opzioni da flaggare.

Si mette la spunta su Nascondi errori ortografici e Nascondi errori grammaticali solo in questo documento oppure in tutti i documenti nuovi per poi andare su OK e rendere effettive le modifiche.

10) CAMBIA IL COLORE DELLA PAGINA

Il colore di sfondo standard per i documenti è il bianco, che però può stancare gli occhi. Si può cambiare colore digitando la domanda "cambia colore pagina" nel campo Dimmi cosa vuoi fare?.

Verrà mostrato il pulsante Colore Pagina. Cliccando sulla freccetta posta a destra, visualizzeremo una tavolozza di colori in cui selezionarne un altro, di cui sarà visualizzata immediatamente l'Anteprima.

ALTRI SUGGERIMENTI PER WORD

I Tips & Tricks per Word sono tantissimi. Alcuni li ho già illustrati e altri ne menzionerò in seguito.

11. Come cambiare l'interlinea
12. Come usare il Capolettera
13. Come dettare in italiano
14. Trasformare maiuscolo in minuscolo e viceversa
15. Come copiare contemporaneamente più parti di un testo.