Pubblicato il 12/03/15e aggiornato il

Tutti i trucchi per usare al meglio Gmail.

Le principali funzioni di Gmail per rendere più produttiva la gestione della posta elettronica tramite filtri, ricerca, labs ee alias.
Gmail è il client di posta elettronica che meglio protegge gli utenti dallo spam e che ha una tale quantità di funzioni che non si possono certo riassumere in un post ma ci vorrebbe un intero trattato tra l'altro sempre in divenire visto che funzioni e estensioni vengono introdotte a ritmo costante.

Non è mia intenzione elencare tutte le cose più o meno straordinarie che si possono fare con Gmail ma solo quella di condividere alcuni trucchi che forse non sono conosciuti da tutti e che possono aumentare di parecchio la produttività nella gestione della posta elettronica. 

FUNZIONI SPERIMENTALI DI LABS


Se cliccate in alto a destra sulla ruota dentata e selezionate Impostazioni visualizzerete tutte le schede di Gmail. Una particolarmente interessante per i geek e non solo è quella denominata Labs 

funzioni-sperimentali-labs-gmail

Scorrendo la pagina verso il basso possiamo attivare tutte le singole funzionalità. Dopo aver messo la spunta su Attiva è necessario andare sul pulsante Salva modifiche che si trova sopra ai Labs attivati.
  1. Annulla invio - Per annullare l'invio del messaggio per qualche secondo in modo da evitare email inviate troppo di fretta senza la necessaria meditazione
  2. Anteprima di Picasa - Mostra le miniature di Picasa tutte le volte che si riceve un link a Picasa
  3. Avanzamento automatico - Per visualizzare automaticamente la conversazione successiva
  4. Cita testo selezionato - Inserisce come citazione il testo che si è selezionato
  5. Foto nella chat - Per visualizzare le foto dei contatti quando si chatta con loro
  6. Lettore di Google Voice nella posta - Per riprodurre in audio i messaggi su Google Voice
  7. Link rapidi - Aggiunge in una colonna di sinistra i link di ricerche frequenti o altri URL
  8. Pulsante Segna come già letto - Per risparmiare un click su Altre azioni
  9. Riquadro Anteprima - Un riquadro di Anteprima per velocizzare la lettura
  10. Risposte predefinite - Per i più pigri per salvare e inviare i messaggi più comuni
  11. Anteprime di Google Maps - Anteprime di Google Maps di tutti gli indirizzi di Gmail
  12. Anteprime di Yelp - Per visualizzare le anteprime delle inserzioni Yelp
  13. Chat a destra - Per spostare la chat sulla destra del layout
  14. Google Calendar - Per aggiungere un riquadro di Google Calendar con tutti gli appuntamenti
  15. Icona di autenticazione per mittenti verificati - Mostra un icona a forma di chiave accanto agli account che gli spammer tentano di contraffare come eBay, Amazon, Paypal, ecc
  16. Icona messaggi da leggere - Per mostrare il numero dei messaggi non letti
  17. Posta in arrivo multipla - Per aggiungere ulteriori elenchi di email
  18. Ricerca Google Apps - Per estendere la ricerca di Gmail anche a Google Documenti e Google Sites
  19. Scorciatoie da tastiera personalizzate - Per personalizzare le scorciatoie di tastiera
  20. Smart Label -Per raggruppare automaticamente le email di massa che riguardano notifiche social o messaggi da social. Vengono creati dei filtri e delle etichette automatiche

 

CREARE DEI FILTRI


Su Gmail possono essere creati dei filtri per per esempio contrassegnare come letti i messaggi inviati da un determinato mittente, come rispondere automaticamente ai messaggi di un altro mittente oppure come inserire in una particolare etichetta le email che contengono una determinata parola o frase. Si va sempre su Impostazioni > Filtri > Crea un nuovo filtro e si configura l'azione da compiere 

impostazione-filtri

Si possono filtrare le email per una parola presente nell'indirizzo del mittente o in quello del destinatario, per l'oggetto, per le parole che contiene o per le parole che non contiene, per le email che contengono allegati e si può anche includere o non includere le chat. 

GESTIRE TUTTI GLI ACCOUNT DI POSTA DA GMAIL


Se possediamo account GMail anche più di uno, indirizzi di posta Hotmail, Live, Outlook, Yahoo, Alice o chi ne ha più ne metta si possono comunque inoltrare i messaggi a un nostro indirizzo Gmail per visualizzarvi tutti i messaggi che riceviamo indipendentemente dal destinatario che può essere diverso. 

Si va sempre su Impostazioni > Account e Importazione > Importa messaggi e contatti per inoltrare i messaggi. Tramite i filtri possiamo etichettare tali messaggi in modo da sapere subito da che account provengano. Inoltre si possono controllare i messaggi di altri account tramite POP3 andando su Aggiungi un altro indirizzo email di tua proprietà. La cosa particolarmente interessante è che si può mettere la spunta a Rispondi dallo stesso indirizzo al quale il messaggio è stato inviato oppure Rispondi sempre dall'indirizzo predefinito che deve essere scelto dall'utente

gmail-account

Ovviamente dobbiamo dimostrare di essere i proprietari di questi indirizzi e dobbiamo accedervi per impostare l'inoltro verso questo nostro account privilegiato. Quando si invierà una email sarà possibile scegliere l'account da cui inviarla tra quelli che abbiamo impostato su Gmail

scegliere-indirizzo-mittente 
Per gli altri account Gmail che vogliamo inoltrare dobbiamo andare su Impostazioni > Inoltro e POP/IMAP per configurare l'inoltro dei messaggi a questo account. 

INSERIRE FIRMA E COLLEGAMENTI SU GMAIL


Su Gmail possiamo aggiungere automaticamente una firma anche con le icone con i link ai vari social network a cui siamo iscritti. In questo caso si va su Impostazioni > Generali > Firma

editor-della-firma-gmail

Nell'Editor della firma per ciascun account che abbiamo configurato possiamo inserire una firma diversa con eventualmente delle icone o delle immagini che possono contenere anche dei link

CREARE ALIAS CON GMAIL


Una particolarità interessante di Gmail è quella di creare infiniti alias di posta elettronica che possono essere gestiti con i Filtri e i cui messaggi possono essere archiviati mediante le etichette.

1) Gmail non considera eventuali punti presenti nel vostro indirizzo email. Per esempio se si invia una email a parsifal.32@gmail.com oppure a par.sifal32@gmail.com saranno comunque ricevuti da parsifal32@gmail.com.
Per questa ragione possiamo dare indirizzi diversi a forum, social o servizi web per poi mediante l'utilizzo dei filtri etichettare le email in modo automatico e eventualmente segnarle come già lette.

2) Su Gmail dopo l'username si può aggiungere un più ( + )con un altra parola e una email inviata a quell'indirizzo ci arriverò comunque. Per essere più chiari se si possiede un account ernesto@gmail.com possiamo per esempio utilizzare i seguenti indirizzi
  • ernesto+famiglia@gmail.com per i familiari
  • ernesto+amici@gmail.com per gli amici
  • ernesto+banca@gmail.com per i messaggi della banca
  • ernesto+social@gmail.com come indirizzo della registrazione nei social network, ecc
3) Il domino @gmail.com può essere sostituito da @googlemail.com nel senso che le email inviate a ernesto@googlemail.com arriveranno a ernesto@gmail.com senza alcun problema. Sempre utilizzando i filtri si possono quindi selezionare a priori i messaggi.

RICERCA SU GMAIL


Gmail ha una ricerca piuttosto evoluta e non ci stupisce visto che è un servizio di Google. La ricerca si effettua con la barra apposita situata nella parte alta della pagina che mostra tutti i messaggi

casella-ricerca-gmail 

Se si inizia a digitare nella casella ci vengono subito mostrati come suggerimenti i contatti che hanno quei caratteri nel loro indirizzo. Nella colonna di sinistra sono indicati i Messaggi Speciali, la Posta Inviata, le Bozze, lo Spam che non sono altro che ricerche. Per trovare per esempio i Messaggi Speciali si deve effettuare la ricerca is:starred mentre per le Bozze la ricerca sarà in:draft. Le email presenti in una etichetta possono essere trovate con la ricerca label:nomeetichetta. Alcune ricerche sono molto utili per esempio per ricavare spazio su Gmail come quella di trovare i messaggi con gli allegati. Un'altra ricerca utile è quella delle email che non sono state contrassegnate come lette.

from mittente from:ernesto trova tutti i messaggi ricevuti da ernesto 
to destinatario to:maria trova tutti i messaggi inviati a Maria
subject oggetto subject:blogger trova tutte le email con blogger nell'oggetto
label etichetta label:blogger trova tutte le email inserite nella etichetta blogger
has:attachment allegato from:ernesto has:attachment trova tutti i messaggi con allegati inviati da ernesto
filename ricerca allegati filename:template.xml trova i messaggi con allegato il file template.xml
in:inbox Posta in arrivo
in:trash Cestino
in:spam Spam in:trash from:ernesto trova i messaggi di ernesto nel cestino
is:starred Speciali
is:unread Da leggere
is:read Già letti




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