Come liberare spazio su Gmail eliminando le email vecchie e pesanti

Come liberare spazio su Gmail cercando, selezionando e eliminando le email vecchie, pesanti, con allegati, mai lette e con messaggi promozionali

Google offre agli utenti dello spazio gratuito da suddividere tra i servizi Google Drive, Google Foto e Gmail. Lo spazio di archiviazione su cui si può contare senza alcun pagamento è di 15GB per ogni account Google.

Si può controllare lo spazio di archiviazione a disposizione e quello già utilizzato, aprendo la home  di Google Drive, oppure la pagina dedicata allo storage del servizio Google One. In questa pagina vengono anche mostrati in dettaglio i GB occupati dai vari prodotti Google per poi regolarci di conseguenza.

Benché le email in genere occupino poco spazio, qualora usassimo Gmail da molti anni e ricevessimo spesso email con allegati pesanti, allora è opportuno sfoltire un po' la nostra casella di posta elettronica per liberare spazio.

In questo post mi occuperò proprio di mostrare come selezionare in modo rapido e semplice i messaggi che non ci servono più avere archiviati, che occupano parecchio spazio e che abbiano degli allegati piuttosto pesanti.

La selezione delle email di Gmail è facilitata dagli operatori di ricerca di Gmail che sono una funzionalità molto utile per cercare nei messaggi di posta. Mi occuperò in un prossimo post di spiegare tali operatori di ricerca.

Ho pubblicato sul mio Canale Youtube un tutorial che illustra come risparmiare spazio su Gmail.

Vediamo quali sono i passaggi da compiere per selezionare i messaggi da eliminare da Gmail.

1) SVUOTARE CESTINO E CARTELLA DI SPAM

Le conversazioni eliminate dall'utente finite nel Cestino, e i messaggi che il sistema ha inviato nella cartella dello Spam, vengono eliminati automaticamente dopo 30 giorni che sono stati inviati nelle rispettive cartelle.

Si possono eliminare manualmente aprendo le rispettive cartelle dalla colonna di sinistra di Gmail. Lo si può fare selezionando cumulativamente i messaggi per poi eliminarli oppure cliccare su Svuota il Cestino adesso e su Elimina tutti i messaggi di spam adesso. Ricordo che tutti i messaggi eliminati andranno nel Cestino quindi, tale cartella dovrà essere svuotata subito dopo aver eliminato le email che non ci servono più.

2) CERCARE LE EMAIL CON GLI ALLEGATI

Le email che contengono solo testo pesano pochi bytes mentre gli allegati ai messaggi possono essere anche molto pesanti. Occorre quindi selezionare le email con gli allegati incollando nella casella di ricerca questa stringa

has:attachment

per poi andare su Invio. Potrebbe essere poco prudente cancellare tutte le email che contengono allegati perché qualcuna potrebbe ancora servirci. Si possono però eliminare le email con allegati che hanno più di 1-2 anni.

Per selezionare tutte le email con allegati che siano più vecchie di due anni si incolla questa stringa

has:attachment older_than:2y

per poi andare su Invio. Al posto di 2y (due anni) possiamo mettere p.e. 1y - 3y (un anno o tre anni).

La stessa Gmail ci aiuta mostrandoci i pulsanti per le immagini e i PDF, rispettivamente per selezionare i messaggi con allegati di foto e quelli con allegati documenti in PDF. Invece di impostare la data con la stringa older_than:... possiamo selezionare una data tra quelle mostrate oppure impostare un intervallo personalizzato.

Si selezionano le email cliccando sul quadratino di ricerca più in alto per poi andare sul pulsante del cestino per eliminare le email. Di default vengono mostrate 50 email per pagina quindi potremmo dover ripetere l'operazione diverse volte se le email da cancellare fossero migliaia. Andando sulla ruota dentata in alto a destra quindi su Visualizza tutte le impostazioni, si può selezionare la scheda Generali e scegliere di visualizzare 100 email per pagina. Occorrerà poi scorrere la pagina in basso fino alla fine e cliccare su Salva modifiche.

3) CERCARE LE EMAIL CON FILE PESANTI

Nella casella di ricerca si incolla la stringa size:1MB per poi andare su Invio. Verranno selezionate le email più pesanti di 1MB. Al posto di 1MB possiamo scegliere un altro valore. Si può anche cliccare su Ricerca Avanzata.

In questo modo si può impostare tra l'altro un diverso valore per la pesantezza delle email. Si può anche selezionare la cartella in cui cercare tali email, come quella della Posta in Arrivo, risparmiando quella della Posta Inviata.

Si va su Cerca per visualizzare tutte le email che corrispondono ai criteri di ricerca che potranno essere selezionate con l'apposito quadratino e poi eliminate, o meglio inviate nel Cestino, dove rimarranno trenta giorni.

4) CERCARE LE EMAIL VECCHIE

Io uso Gmail con il mio account principale almeno dal 2008 e quindi ho archiviati anche messaggi che sono più vecchi di dieci anni. Ha poco senso mantenere email così vecchie se non per una questione di pura nostalgia.

Si possono cercare con il pulsante della Ricerca avanzata oppure mediante una stringa come la seguente:

before:2015/01/01

Dopo essere andati su Invio verranno mostrate tutte le email che sono state ricevute prima di quella data. Si potranno selezionare e eliminare con la stessa procedura già vista.

5) ELIMINARE LE EMAIL NON LETTE E LE PROMOZIONI

Alcune email sono così poco interessanti che non vengono neppure lette. Possiamo selezionarle con questa stringa

label:unread

per poi andare su Invio. Si selezionano e si eliminano. Gmail riesce anche a rilevare i messaggi promozionali. Si visualizzano cliccando sulla Categoria Promozioni. Si può anche usare questa stringa

category:promotions

per visualizzare lo stesso elenco di email. Si può scegliere di selezionare solo le promozioni più vecchie con la stringa

category:promotions older_than:2y

che mostrerà i messaggi promozionali più vecchi di due anni e che quindi possono essere eliminati senza problemi.

6) CONCLUSIONI

Dopo aver eliminato tutta la corrispondenza inutile, questa andrà a finire nel Cestino e sarà eliminata definitivamente solo dopo trenta giorni. Per liberare spazio immediatamente, occorre andare nel Cestino e cliccare sul link  Svuota il Cestino adesso che mostrerà anche il numero di elementi che verranno eliminati

Gmail consente di aggiungere allegati ai messaggi che pesino al massimo fino a 25MB. Gli allegati che superano tale valore, vengono comunque condivisi, ma sotto forma di link a Google Drive dove vengono effettivamente caricati e archiviati. Quindi se avete inviato o ricevuto dei video tramite Gmail, non li troverete negli allegati ma dovete cercarli nel vostro account Google Drive e eventualmente eliminarli se non vi servono più.